Разом із провайдером EDIN та їхнім топклієнтом – торговельною мережею «Епіцентр» – ми розібралися, як бізнесу створити єдину цифрову екосистему для документів, зробити процес міжнародних перевезень простішим і прозорішим та прискорити бізнес-процеси.
«Епіцентр», NOVUS, АТБ, «Три Ведмеді», Global Spirits, Таскомбанк, «Лакталіс», «Терра Фуд» та інші 4000 компаній використовують в Україні електронні послуги EDIN.
Провайдер EDIN і його співробітники уже 15 років займає лідерські позиції в Україні у сфері послуг електронного документообігу. Якщо в перші роки провайдер покривав галузь ритейлу, то на сьогодні його сервіси повністю відповідають вимогам логістики, нерухомості, IT, банкам, страховим компаніям та іншим видам підприємництва.
Кейс «Епіцентра»: «Для переходу на електронний документообіг ми обрали провайдера EDIN»
«Епіцентр» – найбільша торговельно-роздрібна мережа України, що налічує 59 торгових центрів загальною площею більше ніж мільйон квадратних метрів. Компанія співпрацює із сотнями постачальників і обробляє величезну кількість документів. Щоб прискорити ці процеси та зробити їх зручнішими, з 2018 року «Епіцентр» почав користуватися сервісами EDIN для переходу з паперового документообігу в цифровий.
«Для переходу на електронний документообіг ми обрали провайдера EDIN, тому що впевнені у безпеці та якості наданих послуг, адже його сервісами користується значний сектор ритейлу. Документообіг від EDIN стандартизує роботу з контрагентами. Це повна прозорість перевірки та контролю даних. Завдяки цьому нам простіше спрогнозувати стан товарного запасу та заздалегідь підготувати складські потужності, спростити процес приймання товарів», – розповідає головний бухгалтер ТОВ «Епіцентр К» Тарас Захарків.
За 2022 рік, за даними аналітики з сервісу EDIN, через електронний обмін пройшло понад 500 000 документів із понад 600 постачальниками мережі «Епіцентр».
Робота з постачальниками, договірні кампанії, електронна ТТН: які рішення від EDIN використовує «Епіцентр»
«Для роботи з постачальниками, тобто з замовленнями на постачання товарів, підтвердженнями на відвантаження та впровадженням електронної видаткової накладної – це стандартизований документообіг, EDI (Electronic Data Interchange – електронний обмін даними).
Роботу з електронними договорами, додатковими угодами, специфікаціями ми закриваємо через гнучкий сервіс для корпорацій EDIN WhiteDoc.
Обмін електронними видатковими накладними, які скріплюються електронним підписом з обох сторін, ми здійснюємо через дуже простий у використанні ВІЛЬНИЙ, який, насправді, чудово підійде і звичайному ФОПу.
І на стадії впровадження у нас перебуває проєкт електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН), який вбачаємо перспективним не лише для «Епіцентру», але й для української логістики загалом», – каже Тарас Захарків.
Компетентність провайдера – швидке впровадження цифри у корпорації
«Для початку роботи з електронним документообігом необхідна готовність компанії та компетентність провайдера.
Загалом, специфіка роботи сервісу проста – є шаблон документа, який потрібно заповнити й надіслати контрагенту або навпаки. Під час відправлення накладається електронний підпис. Усе зберігається в особистому кабінеті користувача. Якщо платформу електронного документообігу інтегровано в звичну облікову систему, це спрощує процес обліку та контролю», – уточнює головний бухгалтер компанії «Епіцентр К».
Електронна ТТН від EDIN, або Хто був першим у її реалізації
Головна перевага електронної товарно-транспортної накладної – це оптимізація бізнес-процесів. Систему розроблено таким чином, що дані в ній синхронізуються і доступні сторонам бізнесу, які задіяні в перевезенні, в режимі реального часу. Підписується е-ТТН за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Тобто:
- Швидко підписані документи – швидке надходження оплати за послуги та товар.
- Одна система для обробки документів – ніяких друкованих пʼяти примірників ТТН та загублених чи зіпсованих документів, дані доступні в одній системі.
- Єдиний шаблон документів – однаковий стандарт опрацювання з усіма партнерами.
- Державні органи контролюють перевезення – відсутність корупційної складової.
Ще в 2019 році EDIN увійшов до робочої групи з розроблення та впровадження e-TTH при Міністерстві інфраструктури України. Нещодавно відбулося завершення реалізації третьої версії електронної ТТН, яку EDIN одним із перших уже пройшов успішно, доки інші провайдери ще готують рішення.
Через сервіс з обміну е-ТТН від EDIN уже здійснено понад 5000 реальних перевезень.
Компанії, які сьогодні активно рухаються в напрямку впровадження електронних логістичних рішень спільно з EDIN, – це «Епіцентр», «Метінвест-Шіппінг», «Три Ведмеді», АТБ, «Лореаль Україна» та ін.
Контролювати обіг від заяви на відпустку до угоди з міжнародним партнером реально
Існує сервіс, що дозволяє автоматизувати та контролювати повний цикл корпоративного документообігу.
WhiteDoc володіє необхідними інструментами для самостійного управління всіма важливими завданнями для бізнесу: рівнем безпеки, користувачами, шаблонами документів, процедурами документообігу та інтеграціями, дозволяє відстежувати в реальному часі, на якому етапі документи, та отримувати повідомлення про зміни.
Сьогодні WhiteDoc впровадили у свої компанії «Епіцентр», Henkel, FOZZY, Unilever, «Всі.Свої», «ЕКО Маркет», Eldorado.ua та ін.
Особливість WhiteDoc у його гнучкості: від підписання договору з клієнтом до налаштування кадрових процесів з етапами погоджень відповідальними особами.
Плани 2023–2024: вихід на міжнародний ринок через електронний документообіг
Зараз в EDIN працюють над створенням єдиного поля для взаємодії українського бізнесу з європейськими мережами й постачальниками і навпаки. Вже визначено перших шість країн: Австрія, Чехія, Словаччина, Угорщина, Хорватія, Польща. Для цього компанія активно співпрацює з європейськими партнерами.
EDIN уже мав досвід у міжнародних перевезеннях – проєкт із розвитку міжнародної електронної торгівлі eDelivery. А після 24 лютого провайдер створив вільний у користуванні сервіс HAVE-PRODUCT, який дає змогу європейським постачальникам і виробникам просто і швидко завантажувати свої каталоги продукції та контактні дані через WebCabinet. Українські торговці можуть бачити ці каталоги в режимі реального часу і робити замовлення онлайн або звʼязуватися з постачальниками безпосередньо. Ця система працює в обидва боки.
Підсумки
Порівняно з 2021 роком, незважаючи на військовий стан у країні, кількість електронних документів, якими обмінюється бізнес, за даними EDIN, зрослала на 3 246 732.
Тенденція до збільшення оцифрованої інформації в компаніях свідчить про готовність до переходу в сучасні формати взаємодії на бізнес-арені та орієнтування на європейські стандарти.
Отже, тому головною метою надавачів електронних послуг в Україні найближчі кілька років залишатиметься реформація всіх операційних процесів компаній у цифрові, а стратегією розвитку – набуття іноземного західного досвіду.
Ви знайшли помилку чи неточність?
Залиште відгук для редакції. Ми врахуємо ваші зауваження якнайшвидше.
