Співпраця з міжнародними донорами – двосторонній процес, де не можна забрати гроші та припинити комунікацію. Як підготуватися до отримання грантів від міжнародних донорів, впорядкувати звітність та що врахувати під час аудиту, розповіла Forbes Brandvoice Віра Савченко, СЕО BDO в Україні та членкиня правління Комітету з відновлення України при Європейській Бізнес Асоціації.
Що обов’язково має бути в новоствореного фонду для співпраці з донорами?
По-перше, офіційна реєстрація. Багато фондів можуть реально допомагати, але не оформлені юридично. Офіційна звітність також повинна бути.
Надважливо вказувати адміністративні витрати та встановити адекватну оплату праці адміністративному штату фонду. Якщо фонд передбачає адмінвиплати, для будь-яких партнерів це означає, що він гратиме в довгу і не зникне за день.
Коли я співпрацювала з благодійними фондами на початку повномасштабного вторгнення, вони часто не виділяли гроші на банківські комісії, зарплати, транспортування і пальне тощо. Наприклад, фонди купували усе на 100 000 грн, отримані від міжнародних донорських організацій, а потім їм не вистачало коштів на діяльність.
Третій пункт – розробити політики та процедури діяльності, впровадити їх у процеси організації. Сюди входять процедури проведення закупівель, відбору та найму персоналу, закупівельні політики, політика моніторингу за виконанням бюджетних KPI тощо. Кожному фонду потрібні свої політики для регулювання його діяльності.
А як тоді має підготуватися чинний фонд?
Спочатку детально вивчити умови надання фінансування та оформити заявку тільки згідно з цими умовами. Якщо в умовах прописані терміни, потрібно дотримуватися їх.
Підготуйтеся вести облік за міжнародними стандартами фінансової звітності. Згідно з ними працюють усі міжнародні донори, тому рано чи пізно на них потрібно переходити.
Фондам також потрібно виділяти не більше ніж 20% фінансування на адмінвитрати. Важливо фіксувати, як використовуються надані від фонду кошти. Донор потім буде вимагати звітність про розподіл свого ресурсу, тому це потрібно одразу робити.
І останнє – не брехати. Міжнародні донорські організації обмінюються інформацією. Надавши недостовірну інформацію одного разу, благодійний фонд може потрапити до чорного списку. Після цього донори припиняють співпрацю з такими організаціями назавжди.
BDO в Україні є частиною однієї з найбільших аудиторсько-консалтингових мереж у світі. Компанія працює в Україні з 1997 року. Її штат нараховує близько 200 співробітників, які працюють в офісах у Києві та Дніпрі. Фото надано пресслужбою
Як ви перевіряєте репутацію благодійних фондів?
Ми збираємо всю доступну інформацію про фонд: інформацію з відкритих джерел про наявність судових справ, про засновників, перевірки за санкційними списками тощо. Перевіряємо згадки у пресі. Наприклад, є історія про шахрайство – перевіряємо це, порівнюємо зі звітністю. Ми завжди намагаємося їздити до офісів фондів, якщо вони розташовані на підконтрольних Україні територіях.
Ви згадали фінансову звітність за міжнародними стандартами, а чи є якісь специфічні вимоги до звітності в донорських організацій?
Окрім фінзвітності донорам потрібен аудиторський висновок. Вони також можуть попросити звіт за своїми власними унікальними форматами, наприклад, форму звітності Summary of Funding Authorization and Certificate of Expenditure (FACE) form. Зазвичай кожен донор має свою уніфіковану форму звітності, тому формати різняться.
Звітність FACE – це спрощена та узгоджена форма, яка замінює формати звітності та документацію для конкретних благодійних фондів. Останні використовують її, щоб звітувати донорам про фактичні витрати програми та робити запити щодо грошових переказів.
Як правильно працювати з донорськими коштами, щоб відділити їх від інших коштів організації?
Якщо велика кількість операцій за грантом від однієї донорської організації, то рекомендовано відкривати окремий банківський рахунок (навіть якщо донор цього не вимагає).
Облікова програма для менеджменту цих коштів має враховувати аналітику донора і включати код активності та витрат відповідно до бюджету або плану рахунків донора. Це допоможе швидше генерувати звіти для донора та зменшить вірогідність пропустити чи задублювати операції.
Скільки може коштувати аудит Благодійного фонду?
Якісний аудит коштує недешево. Це складна процедура, яка вимагає роботи висококваліфікованих фахівців. Точна цифра залежатиме від розміру фонду, його територіальної розгалуженості та різноманітності напрямів діяльності. Але дешевше ніж $7000 це коштувати не може.
У мене є заклик до всіх фондів: не сприймайте адмінвитрати та витрати на аудит як зайві бюрократичні витрати, замість яких можна було б закупити додаткові речі для цільової допомоги. Аудит та прозора звітність – це фундамент довіри міжнародного суспільства до України та до нашої відбудови.
Україна відома своєю корупцією, на жаль. Повернення довіри відбудовується маленькими цеглинками, наприклад відповідальними кроками всіх благодійних фондів. Ми хочемо донести, що правильне структурування роботи фондів – запорука успіху.
Коментарі до матеріалу надавали: партнер із податків Віктор Невмержицький та партнерка з аудиту Лілія Черниш.
BDO в Україні є частиною однієї з найбільших аудиторсько-консалтингових мереж у світі. Компанія працює в Україні з 1997 року. Її штат нараховує близько 200 співробітників, які працюють в офісах у Києві та Дніпрі. В Україні мережа BDO представлена чотирма компаніями: ТОВ «БДО», ТОВ «БДО Консалтинг», ТОВ «БДО Корпоративні фінанси» та ТОВ «БДО Бізнес Сервіс Шерінг Хаб».
Сьогодні BDО в Україні – це один із лідерів на ринку країни, що надає широкий спектр послуг з аудиту, бухгалтерського аутсорсингу, податкового консалтингу, оцінки (в тому числі оцінки збитків від війни), корпоративних фінансів, бізнес- та ІТ-консалтингу, кібербезпеки й навчання.
Компанія продовжує працювати й забезпечувати новими робочими місцями українських фахівців. BDO багато років співпрацює з благодійними фондами. А з початком повномасштабного вторгнення співробітництво розширилося, адже все більше благодійних фондів потребує кваліфікованих фінансових послуг, які надають фахівці компанії.
Ви знайшли помилку чи неточність?
Залиште відгук для редакції. Ми врахуємо ваші зауваження якнайшвидше.
