Microsoft 365 Copilot – корпоративний помічник на базі ШІ, що допомагає оптимізувати рутинні завдання. Він вбудовується у сервіси Microsoft 365, як-от Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, і полегшує щоденну роботу з текстами, таблицями, презентаціями, електронною поштою тощо.
Придбати та інтегрувати Microsoft 365 Copilot допомагає IT-компанія Span, сертифікований постачальник бізнес-рішень на базі Microsoft. У 2022 і 2023 роках компанія визнана найкращим партнером Microsoft в Україні.
Розповідаємо, які можливості та переваги Microsoft 365 Copilot надає бізнесу, як підвищує продуктивність праці співробітників із різних команд і що потрібно для його успішного й безпечного впровадження у роботу компанії.
Основні функції
Microsoft 365 Copilot з’явився у вересні 2023 року і швидко здобув популярність на західних ринках. За даними Microsoft, у 70% користувачів Copilot зросла продуктивність, а 77% зауважили, що не хотіли б відмовлятися від ШІ-помічника надалі. Як зазначає СЕО IT-компанії «Span Україна» Олег Авілов, в Україні цей інструмент став доступним на початку 2024-го, тож локальні компанії тільки починають знайомитися з його можливостями.
Олег Авілов,
СЕО IT-компанії «Span Україна»
«Хоча Copilot – новий інструмент, ми помічаємо велику цікавість з боку українського бізнесу. На наші ознайомчі воркшопи приходять представники абсолютно різних сегментів економіки або навіть різні підрозділи компаній. Потенційні замовники доволі ретельно готуються до цих воркшопів і хочуть зрозуміти, чим Copilot може їм допомогти».
Ключова цінність Microsoft 365 Copilot – у його інтеграції з корпоративним Microsoft Office. «Отже, Copilot шукає інформацію не лише в інтернеті, як ChatGPT, а й бере її з ваших робочих файлів, що доступні у хмарі компанії. У такий спосіб ШІ-помічник значно підвищує ефективність роботи з документами та автоматизує щоденні завдання», – пояснює Ірина Лошакова, Copilot Customer Success менеджерка «Span Україна».
Серед функцій Microsoft 365 Copilot:
Створення контенту. Copilot може згенерувати проєктну пропозицію у Word на основі даних із документа та таблиці, що ви вказали. Або зробити презентацію про послуги бізнесу у PowerPoint, при цьому він сам шукає інформацію з офіційного сайту компанії та підбирає відповідні фотографії чи інфографіку. Крім цього, можна попросити ШІ відформатувати, скоротити чи покращити текст, зробити його тон більш офіційним або невимушеним.
Аналіз даних. Copilot працює з таблицями Excel: пояснює дані та розрахунки, робить візуалізації. Може змоделювати, наприклад, як зміна темпу зростання певного показника вплине на дохід, і створити діаграму. Якщо потрібно додати формулу, достатньо у вільній формі описати її ШІ-помічнику, а він сам згенерує та застосує її у потрібному рядку чи стовпці. Також Copilot уміє коротко підсумовувати інформацію у текстах, виявляти інсайти або шукати у файлах відповідь на ваше запитання.
Ефективність зустрічей. Якщо ви запізнилися на дзвінок у Teams, Copilot надасть вам підсумки того, що ви пропустили. Можна попросити й резюме всієї зустрічі – як загальне, так і у розрізі певних питань: які рішення було прийнято, що казали ваші колеги з певного питання, про які наступні кроки домовилися, які завдання доручили персонально вам.
Спрощення комунікації. ШІ-помічник допомагає підсумувати листування в Outlook і чати у Teams, знайти повідомлення, де згадували вас, а також створити шаблон для швидкої відповіді чи поліпшити вже написану чернетку. Отримавши запит «Напиши листа керівнику про відпустку», Copilot сам визначить, хто є вашим менеджером. А коли ви повернетеся з відпустки, надасть резюме за всім робочим листуванням, що ви пропустили.
Сфери застосування
За словами Ірини Лошакової, Microsoft 365 Copilot спрощує роботу будь-яких фахівців, що працюють із Microsoft Office, незалежно від посади й департаменту співробітника чи розміру компанії. Хоча члени різних команд працюють із різними предметними сферами, в основі їхніх процесів усе одно лежать завдання з текстами, таблицями, презентаціями, онлайн-комунікацією. У такий спосіб ШІ-помічник гнучко адаптується до потреб і специфіки бізнесу.
Кілька прикладів застосування для фахівців із різних департаментів:
- менеджер з продажу може створити та покращити з Copilot комерційну пропозицію на основі листування з клієнтом;
- HR-менеджер – посадову інструкцію або email-розсилку для команди;
- маркетолог – презентацію про компанію чи аналіз аудиторії на основі даних із CRM-системи;
- проєктний менеджер – план проєкту для розгортання продукту або звіт із візуалізацією даних.
«Copilot розуміє контекст спільної роботи та надає персоналізовані рекомендації. Завдяки цьому співробітники можуть заощадити час на рутинні завдання й зосередитися на стратегічних пріоритетах. Але й у цьому ШІ допоможе: наприклад, проаналізує ключові тенденції для ухвалення обґрунтованих рішень», – розповідає Ірина Лошакова.
Якщо компанії недостатньо інтеграції Copilot лише із сервісами Microsoft Office, можна розширити його на інші програми, як-от Microsoft Power Automate для автоматизації бізнес-процесів та Microsoft Power BI для поглибленої роботи з аналітикою та звітністю. Крім цього, за допомогою плагінів Copilot для Microsoft 365 також інтегрується з популярними застосунками сторонніх постачальників.
Безпека корпоративних даних
Один із ризиків, на який зважають компанії в процесі впровадження нових диджитал-інструментів, – безпека даних, адже виток конфіденційної інформації може спричинити серйозні проблеми. Microsoft 365 Copilot нівелює цю загрозу, адже успадковує політики безпеки, які бізнес налаштував у Microsoft 365. ШІ-помічник не використовує дані користувачів для навчання і не передає їх третім особам. При цьому він дотримується політики індивідуальних і групових дозволів, тому захищеність даних залежить насамперед від того, як компанія дбає про конфіденційність інформації всередині своєї команди.
Ірина Лошакова,
Copilot Customer Success менеджерка «Span Україна»
«Copilot бере дані виключно з тих корпоративних ресурсів, які доступні конкретному працівнику. Тому важливо простежити, щоб кожен співробітник мав доступ до того контенту, який відповідає його посаді, проте конфіденційна інформація не була загальнодоступною – наприклад, звіти фінансового департаменту або чутливі дані клієнтів».
Також, незалежно від того, чи планує компанія використовувати Copilot, Ірина рекомендує застосовувати додаткові кроки для захисту організації від витоку даних, як-от мітки конфіденційності корпоративних файлів та мультифакторну аутентифікацію.
Експерти Span з інформаційної безпеки радять клієнтам перед використанням Microsoft 365 Copilot провести оцінку безпеки середовища. Це послуга з аудиту, під час якого сертифіковані фахівці компанії аналізують систему доступів до корпоративної інформації замовника та надають рекомендації з її поліпшення та усунення недоліків.
«Такий аудит триває кілька тижнів. Це необхідний етап для того, щоб перевірити, наскільки компанія готова до використання штучного інтелекту у корпоративному середовищі. Після того, як бізнес переконається у правильності доступів та відповідності вимогам, він може бути впевнений, що його дані у безпеці й інтеграція ШІ не становить жодних загроз», – пояснює Copilot Customer Success менеджерка «Span Україна».
Інтеграція у роботу бізнесу
Компанія Span допомагає не лише придбати ліцензію та провести аудит інформаційної безпеки, а й навчає команду бізнесу ефективно використовувати ШІ-помічник. Часто навчання проходить частина працівників, які стають амбасадорами технології у своїй компанії та потім поширюють культуру використання ШІ на колег.
«Так, для прикладу, можу навести вдалий кейс нашого замовника, виробничої компанії зі штатом 3000+ співробітників. Одним зі стратегічних завдань бізнесу на поточний рік стала оптимізація часових витрат на рутинну роботу офісних співробітників. Компанія виокремила групу із 20 працівників, так званих амбасадорів змін, які представляють різні структурні підрозділи та обіймають різні посади. Для цієї групи експерти Span проводять навчальні сесії з використання Microsoft 365 Copilot, концентруючись на потребах саме їхнього бізнесу», – розповідає Ірина Лошакова.
Тривалість навчання залежить від запиту компанії. З досвіду Ірини, для демонстрації базових можливостей Copilot достатньо чотиригодинного заняття. У майбутньому за потреби бізнес може звернутися по додаткову сесію, адже Microsoft щомісяця додає у сервіс нові функції. Наприклад, невдовзі обіцяють «навчити» ШІ планувати зустрічі в Outlook.
Український бізнес активно тестує можливості Microsoft 365 Copilot, а деякі компанії вже зацікавлені у придбанні перших ліцензій.
«Корпоративний ШІ-помічник із високим рівнем безпеки стає щоденним інструментом для багатьох країн світу. Така оптимізація рутини допомагає бізнесам сфокусуватися на найважливішому, а це надає стратегічну перевагу. Тож я впевнений, що інтеграція Microsoft 365 Copilot у роботу українських компаній – це лише питання часу», – резюмує СЕО Span Олег Авілов.
Ви знайшли помилку чи неточність?
Залиште відгук для редакції. Ми врахуємо ваші зауваження якнайшвидше.
