Від розрізнених процесів до єдиної ERP: шлях автоматизації «Автомагістраль-Південь» з Microsoft Dynamics 365 Business Central

Що стало причиною для впровадження: ключові фактори, які визначили потребу в новій ERP

Генеральний директор компанії Микола Тимофеєв пригадує, як кілька років тому стрімке зростання бізнесу, розширення географії проєктів і збільшення їхньої складності висунули серйозні вимоги до системи управління, що мала б забезпечити ефективний контроль та узгодженість бізнес-процесів.

Повномасштабне вторгнення Росії в Україну поставило на паузу розв’язання цього питання, проте з часом воно стало ще більш нагальним. Адже під час війни «Автомагістраль-Південь» довелося швидко перемкнутися на інші пріоритети – від відновлення пошкодженої інфраструктури до будівництва захисних споруд.

Попередня облікова система вже не могла забезпечити потрібну ефективність і відповідати розвитку бізнесу в умовах нових викликів. Розрізнені інструменти, як-от численні таблиці, мобільні додатки, системи для вагових комплексів і сканерів штрих-кодів, не працювали злагоджено. Дані дублювалися, виникали розбіжності, а погодження інформації між підрозділами займало надто багато часу.

Щоб усунути ці розриви й відповідати актуальним вимогам, у центрі мала стояти сучасна ERP-платформа, що забезпечила б таку функціональність, як:

Водночас, на відміну від ритейлу чи дистрибуції, де вже є десятки відпрацьованих кейсів автоматизації, вибір готових ERP-систем для інфраструктурного будівництва суттєво менший. Це означало, що «Автомагістраль-Південь» мала стати новатором, формуючи галузевий стандарт впровадження ERP. Після дослідження ринку компанія обрала систему Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ключовими аргументами на користь цієї ERP стали такі переваги:

Обравши платформу, «Автомагістраль-Південь» зосередилася на пошуку надійного вендора. Вибір зупинили на SMART business – компанії, яка підтвердила свій статус провідного партнера Microsoft, здобувши всі шість доступних відзнак Solutions Partner Designations. Такий рівень експертизи гарантував впевненість у якості впровадження й відповідності міжнародним стандартам, вирішили у компанії.

Як проходила інтеграція ERP-системи: етапи впровадження

На старті проєкту SMART business організувала серію воркшопів разом із ключовими фахівцями клієнта. До обговорень були залучені співробітники департаментів управлінського та бухгалтерського обліку, будівництва, логістики, постачання, механізації та транспорту, а також кошторисно-договірного, юридичного та відділу контролю якості. Основною метою цих сесій було детальне опрацювання бізнес-процесів, щоб заздалегідь визначити вузькі місця, пріоритетні завдання та сформувати дорожню карту для налаштування системи.

На наступному етапі команда SMART business показала, як щоденні операції компанії будуть відображатися у стандартному функціоналі Microsoft Dynamics 365 Business Central. При цьому фахівці акцентували на тих процесах, де стандартна конфігурація повністю відповідає потребам бізнесу, а там, де була доцільною оптимізація, пропонували ефективні рішення з мінімальним впливом на чинні процеси.

Галузеві налаштування ERP-системи та функціональність, що забезпечили максимальну цінність

Компанія «Автомагістраль-Південь» разом зі SMART business реалізувала низку галузевих адаптацій Microsoft Dynamics 365 Business Central, які враховують специфіку дорожньо-будівельної сфери.

1. Облік робочого часу, витрат і зарплатні нарахування – ERP-система була налаштована так, щоб враховувати специфіку великого штату і складну структуру підрозділів компанії. Тепер процеси обліку робочого часу та нарахування витрат на відрядження повністю автоматизовані. Відмова від паперових табелів скоротила ручну роботу, знизила ризики помилок і забезпечила прозорість нарахувань, одночасно підвищивши контроль і ефективність управління ресурсами.

2. Модуль будівництва інтегрований з додатком для майстрів – майстри отримали цифровий інструмент для роботи без паперових форм на дільницях:

• завдання на зміну надходять у спеціальний додаток в режимі реального часу;
• у системі відображаються актуальні залишки матеріалів на об’єкті, що підвищує рівень контролю та дає змогу майстрам оперативно планувати роботу й замовляти необхідні ресурси без затримок;
• майстри оформлюють отримання та здійснюють замовлення товарно-матеріальних цінностей безпосередньо з об’єкта;
• звіти про виконану роботу автоматично передаються з додатку в ERP-систему Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Це дало змогу значно зменшити час на оформлення звітів і повністю виключило потребу вручну переносити інформацію з паперових документів у систему.

3. Модуль транспорту налаштований під додаток для водіїв – водіям більше не доводиться вручну заповнювати показники одометра чи маршрути на паперових бланках. Вся необхідна інформація вводиться безпосередньо в додаток, а система автоматично:

• генерує та об’єднує дорожні та маршрутні листи;
• синхронізує дані з вагових комплексів;
• забезпечує максимальну прозорість перевезень й прозорий контроль пального та маршрутів.

4. Модуль сервісу для додатка механіків – механіки отримали можливість швидко фіксувати стан техніки, виконані та заплановані ремонтні роботи. Усі дані автоматично синхронізуються з ERP, скорочуючи час на комунікацію між підрозділами та прискорюючи повернення техніки в експлуатацію.

У результаті Microsoft Dynamics 365 Business Central об’єднала всі підрозділи «Автомагістраль-Південь» в єдиному цифровому середовищі.

Додаткові функціональні можливості, які стали корисними у щоденній роботі

Компанія «Автомагістраль-Південь» звернула увагу на одну з функцій, яка суттєво спростила внутрішні процеси – автоматичне коригування собівартості. У випадках, коли документи вводяться не за хронологією, система самостійно оновлює фінансові показники, враховуючи нові дані, що впливають на вартість товарів чи матеріалів. Це дозволяє уникнути ручного перегляду та повторного проведення документів. Завдяки автоматичному перерахунку за всім ланцюгом пов’язаних операцій компанія отримує точні дані без затримок і зайвих витрат часу.

Ще один аспект, на який клієнт додатково звернув увагу – окреме ведення кількісного та вартісного обліку. Система дозволяє фіксувати фізичне переміщення товару незалежно від фінансових показників, які можуть уточнюватися пізніше, після отримання відповідних документів. Такий підхід виявився зручним для оперативного контролю складських залишків, навіть коли фінансова інформація ще в обробці. Після підтвердження кількісних даних у документі система блокує можливість їх редагування, навіть заднім числом. Для компанії це стало важливим кроком до прозорого та контрольованого обліку.

Плани на подальший розвиток цифрової екосистеми «Автомагістраль-Південь»

Наступним кроком компанії стала інтеграція Autodesk Construction Cloud, сучасної хмарної платформи для комплексного управління будівельними проєктами. Вона об’єднує всі етапи реалізації – від планування до здачі – в єдиному цифровому просторі. Синхронізація цієї платформи з Business Central дозволить поєднати фінансовий облік із реальним ходом робіт, забезпечуючи прозорість і контроль на всіх рівнях.

Паралельно «Автомагістраль-Південь» уважно відстежує оновлення Microsoft Dynamics 365 Business Central, щоб своєчасно впроваджувати інновації та зберігати технологічну перевагу. А у межах довгострокової ІТ-стратегії «Автомагістраль-Південь» активно досліджує додаткові рішення від SMART business, які можуть посилити управлінську ефективність.

Якщо ви також прагнете стати першопрохідцем у цифровій трансформації своєї галузі або інтегрувати міжнародні практики управління та побудувати IT-екосистему, яка працює на результат, команда SMART business допоможе підібрати оптимальне рішення або створити індивідуальну систему під ваші потреби.