Сотрудники, которые не требовали контроля в офисе, не станут проблемными и во время работы дома. Но к работникам, нарушающим дисциплину без уважительных причин, придется применять авторитарные методы
Американская компания FYI еще до пандемии провела исследование и подсчитала, что к 2025 году 70% сотрудников будут минимум пять дней в месяц работать удаленно. Из-за пандемии COVID-19 это пророчество может сбыться гораздо раньше. В 2021 году Киев уже вошел в топ-20 лучших мест для удаленной работы по версии журнала Big 7 Travel.
Многие работодатели до ситуации с коронавирусом вряд ли рассматривали возможность работы на дому своих сотрудников, так как дистанционка часто ассоциируется с потерей дисциплины и повышенным риском раскрытия конфиденциальной информации. И если в период карантина удаленка была вынужденной и позволяла оставаться бизнесу на плаву, то в период стабилизации ситуации с COVID-19, бизнес оценил возможные плюсы такого вида работы. Например, аутсорсинговая компания с численностью до 40 человек, отказавшись от аренды большей части помещения в Киеве, экономит в год более 1 млн грн. Сотрудники тоже получили определенные бонусы в виде экономии времени на дорогу и работы в более привычной обстановке. Оценивая безусловные плюсы дистанционки, бизнесу важно понимать особенности контроля работы удаленных сотрудников.
Сотрудники, которые не требовали особого контроля в офисе, вероятнее всего не перейдут в категорию «проблемных» и при работе из дому. Контроль в отношении таких работников не должен быть чрезмерным, иначе компания рискует их демотивировать. Авторитарные меры рекомендуется применять по отношению к сотрудникам, нарушающим дисциплину без уважительных на то причин. Причем нужно различать именно падение производительности работника (например, недостаточное количество продаж) и нарушение им дисциплины (когда есть сомнения, работает ли сотрудник вообще или играет в пасьянс в рабочее время). Авторитарные меры в отношении сотрудников, нарушающих дисциплину, нужно задокументировать. Например, изначально прописать в трудовом договоре с работником его следующие обязанности:
- держать включенным корпоративный мобильный телефон в рабочее время и перезванивать в случае пропущенного звонка от работодателя или клиента;
- предоставлять отчет о выполненной в течение рабочего дня работе (при наличии запроса со стороны руководителя);
- присутствовать посредством видеоконференций на совещаниях и встречах;
Бизнесу также важно периодически контролировать переписку по корпоративной электронной почте. Например, как сотрудник общается с контрагентами, не направляет ли данные на свою личную почту. Рекомендуется прописать сотруднику, что корпоративная рабочая почта принадлежит компании, используется только для рабочих переписок и работодатель может ее просматривать без уведомления работника.
Показательным примером значимости этой рекомендации является дело «Барбулеску (Barbulescu) против Румынии» (постановление ЕСПЧ от 05.09.2017, жалоба №61496/08). Барбулеску использовал рабочую почту для личной переписки, и был уволен за это. Европейский суд по правам человека установил, что румынское правосудие не смогло определить, получал ли работник предварительное уведомление от своего работодателя о возможности мониторинга его сообщений, и признал нарушение компанией ст. 8 Европейской конвенции о защите частной жизни.
Компаниям также нужно учесть, какой режим рабочего времени будет предоставлен работнику. Закон разрешает установить гибкий режим – когда сам работник определяет время начала, окончания и продолжительность рабочего дня. Однако при таком режиме контролировать сотрудника затруднительно. Работодателю рекомендуется не переводить на этот режим работы сразу всех работников, а для проблемных установить полностью фиксированное время работы.
Чтобы понимать, чем занят сотрудник в рабочее время, бизнесу возможно приобрести DLP-системы, которые объединяют защиту данных и мониторинг действий персонала. Например, чтобы иметь возможность теневого подключения к рабочему столу на рабочем компьютере, отслеживать рабочее время сотрудника, анализировать сайты и приложения, которые просматривает работник в рабочее время с корпоративного компьютера.
Для контроля и постановки задач можно использовать программы для фиксации факта загрузки сотрудников – Get-WorkPoint, CRM-системы: Битрикс24, SAP и другие. Коллективно решать рабочие задачи, вовлекать в работу в команде можно и с помощью давно известных многим инструментов, таких как Trello, Jira.
При удаленной работе важно чувствовать себя частью коллектива, и недостатки дисциплины могут быть связаны именно с отсутствием у сотрудника ощущения себя как полноценного члена единой команды. Поэтому HR-работникам, непосредственным руководителям важно организовывать виртуальные встречи с работниками, чтобы получить обратную связь и устранить корень проблемы.
Но намеренное нарушение сотрудником дисциплины, безусловно, должно жестко пресекаться. Работнику важно донести, что его действия, а то и чаще бездействие, могут привести к увольнению или штрафу. Сотрудникам, нарушающим дисциплину или не исполняющим обязанности, можно не выплачивать премию. Но, опять-таки, важно прописать в документах, что выплата премии является правом, а не обязанностью компании.
Работников-новичков желательно в первое время не переводить на полностью дистанционную работу. Поэтому бизнесу имеет смысл не отказываться от офиса совсем, а заменить большой офис на помещение меньшей площади. Именно так поступили большинство компаний. Например, украинская технологическая компания N-iX переформатировала офисы в общие командные пространства, где люди могут встречаться и работать вместе.
Такой формат позволяет прописать, что работодатель имеет право вызывать «нерадивого» сотрудника в офис. Аргументом в пользу небольшого офиса является и то, что сотрудник может нарушать дисциплину не из-за пренебрежения правилами, а ввиду других обстоятельств. Еще в мае в 2020 году Международная организация труда выпустила Руководство для работодателей при удаленном режиме работы, в котором прописано: «учитывайте потенциальное влияние удаленного режима на бытовую ситуацию работника». Ремонт у соседей, напряженная обстановка в семье и другие внешние обстоятельства могут повлиять на дисциплину сотрудника, поэтому нужно иметь стационарное рабочее место, куда можно приехать и поработать.
Важно соблюдать баланс взаимного доверия между работником на удаленке и работодателем и помнить, что контролировать нужно не самого сотрудника, а результат его работы.
Вы нашли ошибку или неточность?
Оставьте отзыв для редакции. Мы учтем ваши замечания как можно скорее.
