Сотрудники, которые не требовали контроля в офисе, не станут проблемными и во время работы дома. Но к работникам, нарушающим дисциплину без уважительных причин, придется применять авторитарные методы
Купуйте річну передплату на шість журналів Forbes Ukraine за 1259 грн замість 1799 грн. Якщо ви цінуєте якість, глибину та силу реального досвіду, ця передплата саме для вас. В період акції Christmas sale діє знижка 30% 🎁
Американская компания FYI еще до пандемии провела исследование и подсчитала, что к 2025 году 70% сотрудников будут минимум пять дней в месяц работать удаленно. Из-за пандемии COVID-19 это пророчество может сбыться гораздо раньше. В 2021 году Киев уже вошел в топ-20 лучших мест для удаленной работы по версии журнала Big 7 Travel.
Многие работодатели до ситуации с коронавирусом вряд ли рассматривали возможность работы на дому своих сотрудников, так как дистанционка часто ассоциируется с потерей дисциплины и повышенным риском раскрытия конфиденциальной информации. И если в период карантина удаленка была вынужденной и позволяла оставаться бизнесу на плаву, то в период стабилизации ситуации с COVID-19, бизнес оценил возможные плюсы такого вида работы. Например, аутсорсинговая компания с численностью до 40 человек, отказавшись от аренды большей части помещения в Киеве, экономит в год более 1 млн грн. Сотрудники тоже получили определенные бонусы в виде экономии времени на дорогу и работы в более привычной обстановке. Оценивая безусловные плюсы дистанционки, бизнесу важно понимать особенности контроля работы удаленных сотрудников.
Сотрудники, которые не требовали особого контроля в офисе, вероятнее всего не перейдут в категорию «проблемных» и при работе из дому. Контроль в отношении таких работников не должен быть чрезмерным, иначе компания рискует их демотивировать. Авторитарные меры рекомендуется применять по отношению к сотрудникам, нарушающим дисциплину без уважительных на то причин. Причем нужно различать именно падение производительности работника (например, недостаточное количество продаж) и нарушение им дисциплины (когда есть сомнения, работает ли сотрудник вообще или играет в пасьянс в рабочее время). Авторитарные меры в отношении сотрудников, нарушающих дисциплину, нужно задокументировать. Например, изначально прописать в трудовом договоре с работником его следующие обязанности:
- держать включенным корпоративный мобильный телефон в рабочее время и перезванивать в случае пропущенного звонка от работодателя или клиента;
- предоставлять отчет о выполненной в течение рабочего дня работе (при наличии запроса со стороны руководителя);
- присутствовать посредством видеоконференций на совещаниях и встречах;
Бизнесу также важно периодически контролировать переписку по корпоративной электронной почте. Например, как сотрудник общается с контрагентами, не направляет ли данные на свою личную почту. Рекомендуется прописать сотруднику, что корпоративная рабочая почта принадлежит компании, используется только для рабочих переписок и работодатель может ее просматривать без уведомления работника.
Показательным примером значимости этой рекомендации является дело «Барбулеску (Barbulescu) против Румынии» (постановление ЕСПЧ от 05.09.2017, жалоба №61496/08). Барбулеску использовал рабочую почту для личной переписки, и был уволен за это. Европейский суд по правам человека установил, что румынское правосудие не смогло определить, получал ли работник предварительное уведомление от своего работодателя о возможности мониторинга его сообщений, и признал нарушение компанией ст. 8 Европейской конвенции о защите частной жизни.
Компаниям также нужно учесть, какой режим рабочего времени будет предоставлен работнику. Закон разрешает установить гибкий режим – когда сам работник определяет время начала, окончания и продолжительность рабочего дня. Однако при таком режиме контролировать сотрудника затруднительно. Работодателю рекомендуется не переводить на этот режим работы сразу всех работников, а для проблемных установить полностью фиксированное время работы.
Чтобы понимать, чем занят сотрудник в рабочее время, бизнесу возможно приобрести DLP-системы, которые объединяют защиту данных и мониторинг действий персонала. Например, чтобы иметь возможность теневого подключения к рабочему столу на рабочем компьютере, отслеживать рабочее время сотрудника, анализировать сайты и приложения, которые просматривает работник в рабочее время с корпоративного компьютера.
Для контроля и постановки задач можно использовать программы для фиксации факта загрузки сотрудников – Get-WorkPoint, CRM-системы: Битрикс24, SAP и другие. Коллективно решать рабочие задачи, вовлекать в работу в команде можно и с помощью давно известных многим инструментов, таких как Trello, Jira.
При удаленной работе важно чувствовать себя частью коллектива, и недостатки дисциплины могут быть связаны именно с отсутствием у сотрудника ощущения себя как полноценного члена единой команды. Поэтому HR-работникам, непосредственным руководителям важно организовывать виртуальные встречи с работниками, чтобы получить обратную связь и устранить корень проблемы.
Но намеренное нарушение сотрудником дисциплины, безусловно, должно жестко пресекаться. Работнику важно донести, что его действия, а то и чаще бездействие, могут привести к увольнению или штрафу. Сотрудникам, нарушающим дисциплину или не исполняющим обязанности, можно не выплачивать премию. Но, опять-таки, важно прописать в документах, что выплата премии является правом, а не обязанностью компании.
Работников-новичков желательно в первое время не переводить на полностью дистанционную работу. Поэтому бизнесу имеет смысл не отказываться от офиса совсем, а заменить большой офис на помещение меньшей площади. Именно так поступили большинство компаний. Например, украинская технологическая компания N-iX переформатировала офисы в общие командные пространства, где люди могут встречаться и работать вместе.
Такой формат позволяет прописать, что работодатель имеет право вызывать «нерадивого» сотрудника в офис. Аргументом в пользу небольшого офиса является и то, что сотрудник может нарушать дисциплину не из-за пренебрежения правилами, а ввиду других обстоятельств. Еще в мае в 2020 году Международная организация труда выпустила Руководство для работодателей при удаленном режиме работы, в котором прописано: «учитывайте потенциальное влияние удаленного режима на бытовую ситуацию работника». Ремонт у соседей, напряженная обстановка в семье и другие внешние обстоятельства могут повлиять на дисциплину сотрудника, поэтому нужно иметь стационарное рабочее место, куда можно приехать и поработать.
Важно соблюдать баланс взаимного доверия между работником на удаленке и работодателем и помнить, что контролировать нужно не самого сотрудника, а результат его работы.
Вы нашли ошибку или неточность?
Оставьте отзыв для редакции. Мы учтем ваши замечания как можно скорее.
