Співробітники, які не вимагали контролю в офісі, не стануть проблемними і під час роботи вдома. Але до працівників, які порушують дисципліну без поважних причин, доведеться застосовувати авторитарні методи
Американська компанія FYI ще до пандемії провела дослідження й підрахувала, що до 2025 року 70% співробітників будуть мінімум пʼять днів на місяць працювати віддалено. Через пандемію COVID-19 це пророцтво може збутися набагато раніше. У 2021 році Київ уже увійшов до двадцятки кращих місць для віддаленої роботи за версією журналу Big 7 Travel.
Багато роботодавців до ситуації з коронавірусом навряд чи розглядали можливість роботи на дому своїх співробітників, так як дистанційка часто асоціюється з втратою дисципліни й підвищеним ризиком розкриття конфіденційної інформації. І якщо в період карантину віддалена праця була вимушеною і дозволяла залишатися бізнесу на плаву, то в період стабілізації ситуації з COVID-19, бізнес оцінив можливі плюси такого виду роботи. Наприклад, аутсорсингова компанія з чисельністю до 40 осіб, відмовившись від оренди більшої частини приміщення в Києві, економить на рік понад 1 млн грн. Співробітники теж отримали певні бонуси у вигляді економії часу на дорогу й роботи в більш звичній обстановці. Оцінюючи безумовні плюси дистанційки, бізнесу важливо розуміти особливості контролю роботи віддалених співробітників.
Співробітники, які не вимагали особливого контролю в офісі, швидше за все не перейдуть до категорії «проблемних» і під час роботи з дому. Контроль щодо таких працівників не повинен бути надмірним, інакше компанія ризикує їх демотивувати. Авторитарні заходи рекомендується застосовувати по відношенню до співробітників, які порушують дисципліну без поважних на те причин. Причому потрібно розрізняти власне падіння продуктивності працівника (наприклад, недостатня кількість продажів) і порушення ним дисципліни (коли є сумніви, чи працює співробітник взагалі, чи грає в пасьянс у робочий час). Авторитарні заходи щодо співробітників, які порушують дисципліну, слід задокументувати. Наприклад, спочатку прописати в трудовому договорі з працівником його наступні обовʼязки:
- тримати включеним корпоративний мобільний телефон у робочий час і передзвонювати в разі пропущеного дзвінка від роботодавця або клієнта;
- надавати звіт про виконану протягом робочого дня роботу (за наявності запиту з боку керівника);
- бути присутнім через відеоконференції на нарадах і зустрічах;
Бізнесу також важливо періодично контролювати переписку за корпоративною електронною поштою. Наприклад, як співробітник спілкується з контрагентами, чи не направляє дані на свою особисту пошту. Рекомендується прописати співробітнику, що корпоративна робоча пошта належить компанії, використовується лише для робочих листувань і роботодавець може її переглядати без повідомлення працівника.
Показовим прикладом значущості цієї рекомендації є справа «Барбулеску (Barbulescu) проти Румунії» (постанова ЄСПЛ від 05.09.2017, скарга №61496/08). Барбулеску використовував робочу пошту для особистого листування, і був звільнений за це. Європейський суд з прав людини встановив, що румунське правосуддя не змогло визначити, чи отримував працівник попереднє повідомлення від свого роботодавця про можливість моніторингу його повідомлень, і визнав порушення компанією ст. 8 Європейської конвенції про захист приватного життя.
Компаніям також потрібно врахувати, який режим робочого часу буде надано працівникові. Закон дозволяє встановити гнучкий режим – коли сам працівник визначає час початку, закінчення та тривалість робочого дня. Однак у разі такого режиму контролювати співробітника важко. Роботодавцю рекомендується не переводити на цей режим роботи одразу всіх працівників, а для проблемних встановити повністю фіксований час роботи.
Щоб розуміти, чим зайнятий співробітник у робочий час, бізнесу можливо придбати DLP-системи, які обʼєднують захист даних і моніторинг дій персоналу. Наприклад, щоб мати можливість тіньового підключення до робочого столу на робочому компʼютері, відстежувати робочий час співробітника, аналізувати сайти та додатки, які переглядає працівник у робочий час із корпоративного компʼютера.
Для контролю та постановки завдань можна використовувати програми для фіксації факту завантаження співробітників – Get-WorkPoint, CRM-системи: Бітрікс24, SAP та інші. Колективно вирішувати робочі завдання, залучати до роботи в команді можна і за допомогою давно відомих багатьом інструментів, таких як Trello, Jira.
При віддаленій роботі важливо відчувати себе частиною колективу, і недоліки дисципліни можуть бути повʼязані саме з відсутністю у співробітника відчуття себе як повноцінного члена єдиної команди. Тому HR-працівникам, безпосереднім керівникам важливо організовувати віртуальні зустрічі з працівниками, щоб отримати зворотній звʼязок і усунути корінь проблеми.
Але навмисне порушення співробітником дисципліни, безумовно, має жорстко припинятися. Працівникові важливо донести, що його дії, а то й частіше бездіяльність, можуть призвести до звільнення або штрафу. Співробітникам, що порушують дисципліну або не виконують обовʼязки, можна не виплачувати премію. Але, знову ж таки, важливо прописати в документах, що виплата премії є правом, а не обовʼязком компанії.
Працівників-новачків бажано в перший час не переводити на повністю дистанційну роботу. Тому бізнесу є сенс не відмовлятися від офісу зовсім, а замінити великий офіс на приміщення меншої площі. Саме так вчинили більшість компаній. Наприклад, українська технологічна компанія N-iX переформатувала офіси в загальні командні простори, де люди можуть зустрічатися і працювати разом.
Такий формат дає змогу прописати, що роботодавець має право викликати «недбалого» співробітника до офісу. Аргументом на користь невеликого офісу є й те, що співробітник може порушувати дисципліну не через нехтування правилами, а через інші обставини. Ще в травні 2020 року Міжнародна організація праці випустила Керівництво для роботодавців у разі віддаленого режиму роботи, в якому прописано: «враховуйте потенційний вплив віддаленого режиму на побутову ситуацію працівника». Ремонт у сусідів, напружена обстановка в сімʼї та інші зовнішні обставини можуть вплинути на дисципліну співробітника, тому потрібно мати стаціонарне робоче місце, куди можна приїхати і попрацювати.
Важливо дотримуватися балансу взаємної довіри між працівником на дистанційці і роботодавцем, та памʼятати, що контролювати треба не самого співробітника, а результат його роботи.
Ви знайшли помилку чи неточність?
Залиште відгук для редакції. Ми врахуємо ваші зауваження якнайшвидше.
