74% предпринимателей хотят отказаться от актов выполненных работ. Именно поэтому от них следует избавиться

Каждый предприниматель, имеющий дело с услугами, хоть раз в год вспоминал незлым и тихим словом акты выполненных работ. Непонятный и по ощущениям лишний документ, который бухгалтер партнеров начинает требовать в неудобный момент и срочно.

Конечно, финансовую документацию нужно оформлять тщательно согласно действующему законодательству, и это всегда требует времени. Однако в случае с актами выполненных работ смущает, что такой первичный документ существует только на территории бывшего СССР, и если вы имели дело с экспортом услуг, то обязательно озадачивали этим непонятным документом иностранных партнеров.

В развитых странах функцию первичных финансовых документов выполняют счета-фактуры (инвойсы) и документы, подтверждающие факт оплаты. Более того, страны ЕС с 2014 года переходят на использование так называемого e-invoice, являющегося унифицированным первичным электронным финансовым документом для использования среди членов ЕС.

Украина не брала на себя обязательство вводить e-invoice, однако если она держит курс на евроинтеграцию, то e-invoice будет неизбежным шагом на определенном этапе развития нашей страны.

Именно несовместимость первичных финансовых документов с остальными странами мира стали причиной изменений в законодательстве в 2017 году, которые снизили статус акта выполненных работ и определили счет-фактуру (инвойс) первичным документом.

Однако использование счетов-фактур (инвойсов) в качестве первичного финансового документа ограничивается в основном внешнеэкономическими операциями по экспорту услуг. В то же время бухгалтеры предпочитают и дальше собирать акты выполненных работ, хотя признают, что согласно законодательству это уже не обязательно.

Оборот фактически необязательных первичных документов привлек внимание, потому что оформление актов выполненных работ в регулярном режиме создает дополнительные расходы для предпринимателей, особенно микро- и малых предпринимателей. Реальной потребности в этих документах сами предприниматели большей частью не видят, а выполняют это упражнение, так как это своего рода правовой обычай.

Внимание налоговых органов к актам выполненных работ является основной причиной, почему идет практика с использованием этих документов, когда законодательством они не требуются и судами акты выполненных работ не рассматриваются как самодостаточное доказательство наличия хозяйственных операций.

Аналитический центр CASE Украина провел опрос, на основе которого мы выяснили, что обращение необязательных актов выполненных работ занимало (до войны) до 13% рабочего времени бухгалтера и до 5% рабочего времени руководителя предприятия. В среднем до двух человек участвовали в подготовке и обмене актами выполненных работ, а на крупных предприятиях в обращение актов было вовлечено до 15 сотрудников.

Предприниматели оценивают, что на каждую пару актов уходит 200–300 грн в эквиваленте рабочего времени, а в целом предприниматели тратили на подготовку ненужных документов почти 4000 грн в месяц в эквиваленте рабочего времени. В целом, общие пустые потери экономики от оборота необязательных актов выполненных работ достигали 34 млрд грн в год.

Электронный документооборот несколько уменьшает расходы по обмену актами выполненных работ, однако не критично. Только 29,6% предпринимателей пользуются электронными сервисами для обмена документов, и они при любых условиях вынуждены тратить время на подготовку и согласование актов. Во многих случаях контрагенты требуют бумажных копий актов даже при наличии электронного документооборота.

Большинство предпринимателей – 74,1% опрошенных – поддерживают идею отказа от использования актов выполненных работ и считают, что им было бы легче работать в условиях, когда подписание актов не обязательно.

Отказ от обязательного оформления актов выполненных работ уменьшит расходы предпринимателей на ведение хозяйственной деятельности, а также создаст предпосылки для гармонизации первичных финансовых документов с мировыми практиками (с последующим полноценным введением e-invoice).

С учетом укорененности практик использования актов выполненных работ, выглядит уместным на переходный период (до введения e-invoice) параллельное обращение счетов-фактур (инвойсов) и актов выполненных работ в качестве первичных финансовых документов. На переходный период предприниматель сам должен решать, какой документ использовать для подтверждения факта понесенных расходов, акт выполненных работ или счет-фактуру (инвойс).

Зафиксировать изменения по использованию актов выполненных работ следует законодательно (соответствующий законопроект CASE Украина уже подготовил), а также соответствующим письмом-разъяснением от налоговых органов. Письмо-разъяснение является важным элементом изменения практик, поскольку финансисты в своей деятельности ориентируются именно на трактовку законодательства Государственной налоговой службой и не настроены нести риски дополнительных судебных издержек только для введения новшеств по использованию первичных финансовых документов.