Категория: Лидерство
Дата: 13 октября 2021 12:52

Как украинский бизнес научился управлять виртуальными командами. Кейсы Mastercard, OLX, Mondelez и Be–it Agency

Екатерина Иванова

Forbes

5 хв читання

Фото Getty Images / Иллюстрация Анна Наконечная

То, что два года назад казалось катастрофой, сегодня новая норма. 47% украинцев, опрошенных компанией Boston Consulting Group и Gartner, в 2021 году перешли на гибридный формат: на несколько дней приезжают в офис, а остальное рабочее время работают из дому. Как украинский бизнес организовался в формате remote work

Инга Андреева, генеральный директор Mastercard в Украине и Молдове

Удаленная работа принесла определенные испытания: смешивание личного и рабочего времени, отсутствие живого общения и недостаточная физическая динамика. Самое сложное – контроль баланса между личной жизнью и работой. Когда квартира превратились в офис, стало гораздо сложнее разделять рабочее время и личное пространство. У многих появилось ощущение, будто мы работаем 24/7. И действительно, исследования показывают, что на карантине люди стали работать ежедневно на два-три часа дольше, поэтому сейчас мы еще больше поощряем баланс сотрудников между личной жизнью и работой. Мы приняли формат удаленной работы как новую норму и поддерживаем друг друга.

Присутствие в офисе. Мы позволяем сотрудникам приходить в офис при необходимости, но для безопасности и соблюдения социальной дистанции одновременно в нем может присутствовать только часть команды. В условиях дистанционной работы легко потерять эмоциональный контакт с коллегами, ведь звонки не могут заменить нам живое общение. Поэтому я убеждена, что оффлайн-встречи должны происходить, но с соблюдением норм безопасности. Переключение и смена обстановки помогут команде получить хороший эмоциональный заряд, что очень важно в условиях новой реальности.

Звонки и встречи. Используем конференц-связь, онлайн-видеовстречи и общие чаты – они не только повышают производительность работы и экономят время, но и позволяют создать эффект присутствия. При этом вдвое сократили время внутренних звонков, и теперь они занимают около 30 минут. Мы не планируем деловые звонки изо дня в день, если вопрос/тема для обсуждения не требует мгновенного реагирования – стараемся выдержать спланированный график и минимизировать внеплановые встречи. Также у компании есть стандартная практика дней без звонков и встреч, а подход к планированию второй половины пятницы достаточно гибок и зависит непосредственно от сотрудника.

Здоровье команды. Вебинары, консультации нутрициологов, фитнес-тренеров, психологов в рамках отдельного мобильного приложения – часть программы поддержания здоровья сотрудников и неотъемлемая составляющая корпоративной культуры.

Елена Киор, менеджер по персоналу по Украине и Евразии «Монделис Украины»

Нам удалось максимально быстро перейти на удаленный формат работы офисных сотрудников. Однако встал вопрос, как сохранить высокий уровень вовлеченности в условиях отсутствия регулярных оффлайн-встреч в офисе.

Мы регулярно информируем коллег (в том числе с привлечением руководства компании) о состоянии дел в компании и направлении движения. Это продемонстрировало хорошие результаты. «Пульс» компании измеряем с помощью регулярных опросов сотрудников – это помогает лучше координировать усилия.

В начале пандемии коронавируса мы расширили программу медицинского страхования сотрудников, включив в нее опцию диагностики и лечения COVID-19. В этом году расширили пакет, добавив лечение постковидного синдрома. Также работники и члены их семей получают психологическую помощь по Employee assistant program.

Посещения офиса ограничены и могут происходить только при определенных условиях: наличии бизнес-необходимости, согласовании с руководителем и не более определенного количества сотрудников, которые одновременно будут находиться в офисе. Производство, конечно, не может функционировать в режиме онлайн, поэтому продолжаем придерживаться рекомендаций и поддерживаем усиленные меры безопасности.

Проблема отсутствия живого общения с глазу на глаз. Решаем с помощью проекта Random Snack Mate – это случайные онлайн-встречи за чашкой кофе и любимым снеком, во время которых можно познакомиться и пообщаться. Также призываем коллег включать камеры во время созвонов в небольших рабочих группах – это повышает вовлеченность в разговор и поддерживает эффект присутствия.

Культура предоставления обратной связи особенно важна, когда общение сотрудника и менеджера происходит онлайн. А также развиваем наши программы по коучингу и менторству. Создаем возможности роста и развития, в частности, благодаря участию в кроссфункциональным проектам.

Елена Богдан, HR-директор OLX в Украине и Центральной Азии

В течение 18 месяцев специальная группа реагирования OLX Group отслеживает и координирует адаптацию компании к вызовам, вызванным COVID-19. С марта 2020 года вся команда работает в домашних условиях, ввели запрет на все командировки, перевели встречи в онлайн-режим. Удаленный режим работы продлен до марта 2022-го. Работники, которые хотят социализироваться и работать в офисе, – имеют такую возможность.

Офисы OLX могут посещать одновременно не более 15% работников по согласованному посменному графику для разнообразия домашних рабочих будней и работы в коллективе в режиме офлайн. Офис посещают только те, кто не имеет симптомов и не был в контакте с больными COVID-19. В случае заболевания кого-то со смены офис закрывается на двухнедельный карантин. В офисе соблюдают дистанцию, а для встреч используются только переговорные больших размеров.

Мы адаптировались, новая реальность стала привычной. Поиск персонала, адаптация новичков, работа над новыми проектами, реализация бизнес-планов – все происходит онлайн.

Эффективная коммуникация. Делаем все возможное, чтобы информация о планах, цели, факты, достижения, изменения в компании были известны максимальному количеству работников в максимально сжатые сроки. Встречи команд, общее собрание всей компании, регулярные встречи руководителя с работником – это то, что дает нам возможность быть рядом, слушать, слышать и делиться.

Роль руководителя. Теперь руководитель – это не только лидер, но и коуч, наставник и друг. Это человек, который рядом и который не только следит за эффективностью работы, но и наблюдает за изменениями в настроении, поведении, дает советы, как работать с волнением, стрессом, нагрузкой и тому подобное.

Поддержка. Введена горячая линия для работников. Проводим опрос по поводу работы дома (так называемый Wellbeing Barometer): что хорошо, чего не хватает, в какой помощи нуждаются. Организуем доставку всего необходимого из офиса работникам. Так, доставляли аптечки во времена дефицита лекарств, предоставляли экспресс-тесты и расширили программу медицинского страхования. Больным доставляем корзины здоровья с фруктами. Проводим онлайн-тимбилдинги, вебинары, йогу, утренний фитнес, совместное приготовление пищи, празднование дней рождения.

Кристина Николаева, директор Be-it Agency

После острого этапа карантина, когда мы начали нанимать людей, стало понятно, что онбординг станет большим вызовом. Ведь ранее новый человек попадал в команду и «опылялся» нашей культурой естественным путем, а из-за удаленной работы эта магия существенно ослабла. Мы пересмотрели процесс онбординга, чтобы у новых сотрудников была возможность получить приятелей среди коллег. Проводим для новичков регулярную встречу с основателем группы компаний One Philosophy (в которую входит Be-it Agency), а также с руководителем агентства в первый месяц работы.

До конца года продолжим работать преимущественно удаленно, но у команд есть возможность встречаться в офисе по определенному графику. Обустроили рабочие места в соответствии с рекомендациями ВООЗ. Как правило, команды собираются поработать рядом хотя бы один-два раза в неделю.

У лидерской команды созвоны по крайней мере раз в неделю. Также мы проводим регулярные видеовстречи с командой, где говорим не только о работе, но и о том, что вне ее. Ежемесячно у нас есть онлайн-таунхолы, где встречаемся командой группы компаний, а примерно раз в квартал у нас такие же встречи, но уже чисто для команды Be-it Agency. И поскольку мы практически все вакцинированы, с сентября ввели практику ежемесячных неформальных тусовок. Завели для агентства дополнительный чат-«флудилку» по не только рабочим вопросам.

Переход на удаленную работу мы практически не почувствовали благодаря тому, что еще за год до карантина ввели ERP-систему Odoo. Она сочетает в себе наши основные бизнес-процессы: от развития бизнеса до управления проектами и документооборота.

В целом, необходимость работать исключительно отдаленно стала для нас положительным опытом, и мы не планируем возвращаться к докарантинным привычкам. В то же время желание общаться лично, в оффлайне, делиться эмоциями и быть рядом физически никуда не денется. Согласно опросу, большинство нашей команды предпочли бы работать из офиса не чаще двух-трех раз в неделю.

Материалы по теме