Категорія: Лідерство
Дата: 13 жовтня 2021 12:51

Як український бізнес навчився керувати віртуальними командами. Кейси Mastercard, OLX, Mondelez та Be–it Agency

Катерина Іванова

Forbes

5 хв читання

Фото Getty Images / Ілюстрація Анна Наконечна

Те, що два роки тому здавалося катастрофою, сьогодні нова норма. 47% українців, опитаних компанією Boston Consulting Group и Gartner, у 2021 році перейшли на гібридний формат: на кілька днів приїжджають в офіс, а решту робочого часу працюють з дому. Як український бізнес організувався у форматі remote work

Інга Андрєєва, генеральна директорка Mastercard в Україні та Молдові

Дистанційна робота принесла певні випробування: змішування особистого й робочого часу, відсутність живого спілкування і недостатня фізична динаміка. Найскладніше – контроль балансу між особистим життям і роботою. Коли квартира перетворилися на офіс, стало набагато складніше розділяти робочий час і особистий простір. У багатьох зʼявилося відчуття, ніби ми працюємо 24/7. І дійсно, дослідження показують, що на карантині люди стали працювати щодня на дві-три години довше, тому зараз ми ще більше заохочуємо баланс співробітників між особистим життям і роботою. Ми прийняли формат віддаленої роботи як нову норму і підтримуємо одне одного.

Присутність в офісі. Ми дозволяємо співробітникам приходити в офіс за потреби, але для безпеки й дотримання соціальної дистанції одночасно в ньому може бути присутня тільки частина команди. В умовах дистанційної роботи легко втратити емоційний контакт з колегами, адже дзвінки не можуть замінити нам живе спілкування. Тому я переконана, що офлайн-зустрічі повинні траплятися, але з дотриманням норм безпеки. Переключення та зміна обстановки допоможуть команді дістати хороший емоційний заряд, що дуже важливо в умовах нової реальності.

Дзвінки і зустрічі. Використовуємо конференц-звʼязок, онлайн-відеозустрічі і загальні чати – вони не тільки підвищують продуктивність роботи та економлять час, але й дозволяють створити ефект присутності. При цьому вдвічі скоротили час внутрішніх дзвінків, і тепер вони займають близько 30 хвилин. Ми не плануємо ділові дзвінки день у день, якщо питання/тема для обговорення не вимагає миттєвого реагування – намагаємося витримати спланований графік і мінімізувати позапланові зустрічі. Також у компанії є стандартна практика днів без дзвінків і зустрічей, а підхід до планування другої половини п’ятниці досить гнучкий і залежить безпосередньо від співробітника.

Здоров’я команди. Вебінари, консультації нутриціологів, фітнес-тренерів, психологів у рамках окремого мобільного додатку – частина програми підтримки здоровʼя співробітників і невідʼємний складник корпоративної культури.

Олена Кіор, менеджерка з персоналу по Україні та Євразії «Монделіс Україна»

Нам вдалося максимально швидко перейти на віддалений формат роботи офісних співробітників. Однак постало питання, як зберегти високий рівень залученості за умов відсутності регулярних офлайн-зустрічей в офісі.

Ми регулярно інформуємо колег (в тому числі із залученням керівництва компанії) про стан справ у компанії і напрям руху. Це продемонструвало хороші результати. «Пульс» компанії вимірюємо за допомогою регулярних опитувань співробітників – це допомагає краще координувати зусилля.

На початку пандемії коронавірусу ми розширили програму медичного страхування співробітників, включивши до неї опцію діагностики та лікування COVID-19. Цього року розширили пакет, додавши лікування постковідного синдрому. Також працівники і члени їхніх родин отримують психологічну допомогу по Employee assistant program.

Відвідування офісу обмежені й можуть відбуватися тільки за певних умов: наявність бізнес-необхідності, погодження з керівником та не більше певної кількості співробітників, які одночасно перебуватимуть в офісі. Виробництво, звісно, не може функціонувати в онлайн-режимі, тож продовжуємо дотримуватися рекомендацій та підтримуємо посилені заходи безпеки.

Проблема відсутності живого спілкування віч-на-віч. Вирішуємо за допомогою проєкту Random Snack Mate – це випадкові онлайн-зустрічі за чашкою кави та улюбленим снеком, під час яких можна познайомитися та поспілкуватися. Також заохочуємо колег включати камери під час зідзвонів у невеликих робочих групах – це підвищує залученість до розмови та підтримує ефект присутності.

Культура надання зворотного зв’язку особливо важлива, коли спілкування співробітника та менеджера відбувається онлайн. А також розвиваємо наші програми з коучингу та менторства. Створюємо можливості росту та розвитку, зокрема завдяки участі в кросфункціональних проєктах.

Олена Богдан, HR-директорка OLX в Україні та Центральній Азії

Протягом 18 місяців спеціальна група реагування OLX Group відстежує і координує адаптацію компанії до викликів, спричинених COVID-19. З березня 2020 року вся команда працює в домашніх умовах, ввели заборону на всі відрядження, перевели зустрічі в онлайн-режим. Віддалений режим роботи продовжено до березня 2022-го. Працівники, які хочуть соціалізуватися та працювати в офісі, – мають таку можливість.

Офіси OLX можуть відвідувати одночасно не більше 15% працівників за узгодженим позмінним графіком для урізноманітнення домашніх робочих буднів та роботи в колективі в режимі офлайн. Офіс відвідують тільки ті, хто не має симптомів і не був у контакті з хворими на COVID-19. У випадку захворювання когось зі зміни офіс закривається на двотижневий карантин. В офісі дотримуються дистанції, а для зустрічей використовуються тільки переговорні великих розмірів.

Ми адаптувались, нова реальність стала звичною. Пошук персоналу, адаптація новачків, робота над новими проєктами, реалізація бізнес-планів – все відбувається онлайн.

Ефективна комунікація. Робимо все можливе, щоб інформація про плани, цілі, факти, досягнення, зміни в компанії були відомими максимальній кількості працівників у максимально стислі терміни. Зустрічі команд, загальні збори усієї компанії, регулярні зустрічі керівника з працівником – це те, що дає нам можливість бути поруч, слухати, чути та ділитися.

Роль керівника. Відтепер керівник – це не тільки лідер, але й коуч, наставник і друг. Це людина, яка поруч і яка не лише стежить за ефективністю роботи, а й спостерігає за змінами в настрої, поведінці, дає поради, як працювати з хвилюванням, стресом, навантаженням тощо.

Підтримка. Запроваджено гарячу лінію для працівників. Проводимо опитування щодо роботи вдома (так званий Wellbeing Barometer): що добре, чого бракує, якої допомоги не вистачає. Організовуємо доставку всього необхідного з офісу працівникам. Так, доставляли аптечки у часи дефіциту ліків, надавали експрес-тести та розширили програму медичного страхування. Хворим доставляємо кошики здоров’я з фруктами. Проводимо онлайн-тимбілдінги, вебінари, йогу, ранковий фітнес, спільне приготування їжі, святкування днів народження.

Крістіна Ніколаєва, директорка Be–it Agency

Після найгострішого етапу карантину, коли ми почали наймати людей, стало зрозуміло, що онбординг стане великим викликом. Адже раніше нова людина потрапляла в команду і «опилялася» нашою культурою природним шляхом, а з віддаленою роботою ця магія істотно слабшала. Ми переглянули процес онбордингу, щоб у нових співробітників була можливість отримати приятелів серед колег. Проводимо для новачків регулярну зустріч із засновником групи компаній One Philosophy (до якої входить Be–it Agency), а також з керівником агентства у перший місяць роботи.

До кінця року продовжимо працювати переважно віддалено, але в команд є можливість зустрічатися в офісі за визначеним графіком. Облаштували робочі місця відповідно до рекомендацій ВООЗ. Як правило, команди збираються попрацювати поруч хоча б один-два рази на тиждень.

Лідерська команда має зідзвони принаймні раз на тиждень. Також ми проводимо регулярні відеозустрічі з командою, де говоримо не тільки про роботу, а й про те, що поза нею. Щомісяця у нас є онлайн-таунхоли, де зустрічаємося командою групи компаній, а приблизно раз на квартал маємо такі самі зустрічі, але вже суто для команди Be–it Agency. І оскільки ми практично всі вакциновані, з вересня запровадили практику щомісячних неформальних тусовок. Завели для агенції додатковий чат-«флудилку» з не лише робочих питань.

Перехід на віддалену роботу ми практично не відчули завдяки тому, що ще за рік до карантину запровадили ERP-систему Odoo. Вона поєднує в собі наші основні бізнес-процеси: від розвитку бізнесу до управління проєктами і документообігу.

Загалом, необхідність працювати виключно віддалено стала для нас позитивним досвідом, тож ми не плануємо повертатися до докарантинних звичок. Водночас бажання спілкуватися особисто, в офлайні, ділитися емоціями і бути поруч фізично нікуди не подінеться. Згідно з опитуванням, більшість нашої команди воліли б працювати з офісу не частіше двох-трьох разів на тиждень.

Матеріали по темі