Как скрестить офлайн и онлайн офисы. Кейс от Vodafone Украина
Категория
Компании
Дата

Как скрестить офлайн и онлайн офисы. Кейс от Vodafone Украина

В начале карантина в 2020 году Vodafone практически безболезненно перевели бизнес-процессы в удаленный режим. Для этого уже была создана экосистема.

«Наш офис – плотный симбиоз физического и онлайн пространства, – говорит директор по закупкам и административным вопросам Оксана Главачек. – Но резкие перемены все равно были стрессом для сотрудников». Чтобы не оставлять команду наедине с удаленной работой, были организованы регулярные онлайн-встречи и чаты топ-менеджмента с коллективом.

В группе компаний Vodafone работают 3526 сотрудников. Взаимодействовать должны все. Чтобы этого добиться, создали облачную систему, доступ к базам данных из любого места и с любого гаджета, корпоративную соцсеть Prostor и мобильное приложение. «Любой документ я могу согласовать просто со смартфоном в руках», – говорит Главачек. Благодаря этим решениям Vodafone хотят быть быстрыми, гибкими и сохранять командный дух. Такие же задачи стоят и перед физическим пространством. 

Офис рассчитан на 600 человек. Его площадь – 4500 кв. м. Здесь работают генеральный директор вместе со штатом, отделы маркетинга, продаж, HR, финансистов и закупок. 

Предыдущий слайд
Следующий слайд

Главный офис Vodafone открылся в конце 2014 года. Основной задачей было объединить сотрудников и стимулировать командную работу. Отсюда – решение делать рабочее пространство в формате опенспейса.

Предыдущий слайд
Следующий слайд

В Vodafone работает внутренняя корпоративная соцсеть – Prostor. Объединение физического офиса и Prostor позволяет сохранять атмосферу командной работы и не сбавлять темпов, считают в компании. Благодаря соцсети на связи остаются коллеги из всей Украины. В виртуальном пространстве существуют сообщества, можно следить за новостями и работой всех отделов. Здесь же есть доступ к базам данных. Их можно использовать с любого гаджета, в любом месте и в любое время. 

С первого дня работы в офисе не было закрепленных рабочих мест. Сотрудники могут подключиться к любому компьютеру офиса и получить доступ к своему рабочему столу с помощью бейджа. Бейджи в Vodafone – офисный электронный документ. Они позволяют использовать принтеры, объединенные в сетку по всей Украине. Можно отправить документ на печать в любом городе страны. С помощью бейджей расплачиваются в столовой и пользуются вендинговыми машинами. 

По опыту работы в предыдущем офисе в Vodafone заметили: частая проблема рабочих пространств – недостаток переговорок. В новом офисе 52 митинг-рума. Из них состоит практически вся центральная часть офиса. Как и бронирование рабочих мест, бронирование переговорок осуществляется через облачную систему. 

Предыдущий слайд
Следующий слайд

Каждый из четырех этажей офиса посвящен одной из сторон Украины. Митинг-румы назвали в честь городов соответствующего региона. «Нужно хорошо знать географию Украины, чтобы не путаться», – улыбается Главачек. Но в офисе есть и указатели.

Митинг-рум Харьков

Митинг-рум Харьков

Митинг-рум Львов

Митинг-рум Львов

Митинг-рум Львов

Митинг-рум Львов

Митинг-рум Коломыя

Митинг-рум Коломыя

Предыдущий слайд
Следующий слайд

Все митинг-румы – разного размера и функционала. Самые крупные оснащены оборудованием для видеоконференций. Другие рассчитаны на два-три человека, а некоторые созданы для быстрых разговоров по телефону. Отдельные переговорки украшены символическими для «своего» города деталями и фотообоями с пейзажами населенных пунктов.

Предыдущий слайд
Следующий слайд

Самая большая переговорка офиса – «Киев». Здесь проходят встречи топ-менеджмента. Рядом – выход на террасу с видом на город, где до карантина проходили мероприятия. 

Предыдущий слайд
Следующий слайд

Переговорка «Житомир–Винница–Черкассы» – трансформер. Там часто проходили тренинги. Ее можно объединить в одну большую комнату вместимостью до 80 человек, а можно – зонировать и разделить на три. 

В Vodafone развивают культуру благодарности. Одно из базовых правил – «говори спасибо». Для этого в компании ввели систему оваций, которые работают в Prostor. У каждого сотрудника – 10 оваций в месяц, которыми они могут благодарить коллег за скорость реакции или яркий перформанс. У топ-менеджмента есть возможность давать «золотую овацию». 

Предыдущий слайд
Следующий слайд

Стены офиса украшают «Деревья ценностей» Vodafone. Их у компании 5: скорость, амбициозность, доверие, простота и причастность. Список ценностей и корпоративные правила команда формулировала несколько лет, чтобы убедиться, что они созвучны сотрудникам. 

Предыдущий слайд
Следующий слайд

Сейчас в пространстве расклеены советы и правила карантинного времени. Это постеры на основе произведений классической живописи.

В здании установлена система автоматического открытия и закрытия окон. Окна регулируются самостоятельно в зависимости от погодных условий. Если дует сильный ветер, они не откроются. 

В офисе расположены спортивные зоны – например, беговая дорожка и теннисный стол. Раньше тренировались в больших переговорках – там проходили группы по йоге. «Начинать рабочий день йогой прямо в офисе помогало организовать внутреннее пространство», – вспоминает Главачек. Сейчас занятия перешли онлайн. 

Предыдущий слайд
Следующий слайд

В офисе есть небольшие островки с диванами и креслами, где можно отдыхать и обсуждать рабочие вопросы в уютной обстановке. Сейчас команда постепенно выходит из карантина, соскучившись по личному общению. Сотрудников чаще можно встретить именно в этих зонах, а не на рабочих местах, замечает Главачек. 

Материалы по теме
Предыдущий слайд
Следующий слайд
Новый Forbes уже в продаже

Новый Forbes уже в продаже

Рейтинг зарплат | 15 самых комфортных банков