Як схрестити офлайн і онлайн офіси. Кейс від Vodafone Україна

«Наш офіс – щільний симбіоз фізичного і онлайн простору, – говорить директор із закупівель та управління Оксана Главачек. – Але різкі зміни все одно були стресом для співробітників». Щоб не залишати команду наодинці з віддаленою роботою, були організовані регулярні онлайн-зустрічі і чати топ-менеджменту з колективом.

У групі компаній Vodafone працюють 3526 співробітників. Взаємодіяти повинні всі. Щоб цього досягти, створили хмарну систему, доступ до баз даних із будь-якого місця і з будь-якого гаджета, корпоративну соцмережу Prostor та мобільний застосунок. «Будь-який документ я можу узгодити просто зі смартфоном в руках», – каже Главачек. Завдяки цим рішенням Vodafone хочуть бути швидкими, гнучкими і зберігати командний дух. Такі ж завдання стоять і перед фізичним простором.

Офіс розрахований на 600 осіб. Його площа – 4500 кв. м. Тут працюють генеральний директор разом зі штатом, відділи маркетингу, продажів, HR, фінансистів і закупівель.

Головний офіс Vodafone відкрився наприкінці 2014 року. Основним завданням було обʼєднати співробітників і стимулювати командну роботу. Звідси – рішення облаштувати робочий простір у форматі опенспейса.

У Vodafone працює внутрішня корпоративна соціальна мережа – Prostor. Обʼєднання фізичного офісу і Prostor дозволяє зберігати атмосферу командної роботи та не зменшувати темпів, вважають у компанії. Завдяки соцмережі на звʼязку залишаються колеги з усієї України. У віртуальному просторі існують спільноти, можна стежити за новинами і роботою всіх відділів. Тут же є доступ до баз даних. Їх можна використовувати з будь-якого гаджета, в будь-якому місці і в будь-який час.

З першого дня роботи в офісі не було закріплених робочих місць. Співробітники можуть підключитися до будь-якого компʼютера офісу і отримати доступ до свого робочого столу за допомогою бейджа. Бейджі у Vodafone – офісний електронний документ. Вони дозволяють використовувати принтери, обʼєднані у мережу по всій Україні. Можна відправити документ на друк у будь-якому місті країни. За допомогою бейджів розплачуються в їдальні і користуються вендинговими машинами.

З досвіду роботи у попередньому офісі у Vodafone помітили: часта проблема робочих просторів – нестача «переговорок». У новому офісі 52 мітинг-руми. З них складається практично вся центральна частина офісу. Як і бронювання робочих місць, бронювання «переговорок» здійснюється через хмарну систему.

Кожен із чотирьох поверхів офісу присвячений одній з частин України. Мітинг-руми назвали на честь міст відповідного регіону. «Потрібно добре знати географію України, щоб не плутатися», – посміхається Главачек. Але в офісі є і покажчики.

Усі мітинг-руми – різного розміру і функціоналу. Найбільші обладнані для відеоконференцій. Інші розраховані на дві-три людини, а деякі створені для швидких розмов по телефону. Окремі «переговорки» прикрашені символічними для «свого» міста деталями і фотошпалерами з пейзажами населених пунктів.

Найбільша «переговорка» офісу – «Київ». Тут проходять зустрічі топменеджменту. Поруч – вихід на терасу з видом на місто, де до карантину проходили заходи.

«Переговорка» «Житомир–Вінниця–Черкаси» – трансформер. Там часто проходили тренінги. Її можна обʼєднати в одну велику кімнату місткістю до 80 осіб, а можна – зонувати і розділити на три.

У Vodafone розвивають культуру подяки. Одне з базових правил – «говори дякую». Для цього у компанії ввели систему овацій, які працюють у Prostor. У кожного співробітника – 10 овацій на місяць, якими вони можуть дякувати колегам за швидкість реакції або яскравий перформанс. У топменеджменту є можливість давати «золоту овацію».

Стіни офісу прикрашають «Дерева цінностей» Vodafone. Їх у компанії 5: швидкість, амбітність, довіра, простота і причетність. Список цінностей і корпоративні правила команда формулювала кілька років, щоб переконатися, що вони співзвучні співробітникам.

Зараз по всьому просторі розклеєні поради і правила карантинного часу. Це постери на основі творів класичного живопису.

У будівлі встановлена система автоматичного відкриття і закриття вікон. Вікна регулюються самостійно залежно від погодних умов. Якщо дме сильний вітер, вони не відчиняться.

У офісі розташовані спортивні зони – наприклад, бігова доріжка і тенісний стіл. Раніше у великих «переговорках» проходили групи з йоги. «Початок робочого дня з йоги просто в офісі допомагав організувати внутрішній простір», – згадує Главачек. Зараз заняття перейшли онлайн.

В офісі є невеликі острівці з диванами і кріслами, де можна відпочивати і обговорювати робочі питання у затишній обстановці. Зараз команда поступово виходить з карантину, скучивши за особистим спілкуванням. Співробітників частіше можна зустріти саме у цих зонах, а не на робочих місцях, зауважує Главачек.