Постійне зростання кількості відеозустрічей і нескінченний потік інформації можуть значно знижувати продуктивність керівника. Олександр Хлевнюк, Chief Revenue Officer компанії Ideals, поділився власним досвідом інтеграції ШІ-помічника. Він допоміг підвищити ефективність роботи, оптимізувати робочі процеси та зберегти час для ухвалення рішень
Подарунок для справжніх лідерок та лідерів
Сертифікат Forbes — 365 днів доступу до якісної аналітики, інсайтів та історій успіху, що змінюють мислення. Купуйте зараз
Час і увага керівника – цінний і невідновлюваний ресурс, розпорошення якого може обернутися цілком відчутними фінансовими втратами для бізнесу. На певному етапі я відчув, що моя ефективність знижується, і класичні методи розвʼязування проблем не спрацьовують.
Поясню. Я керую міжнародною ІТ-компанією. У нашому бізнесі й до пандемії багато робочих процесів відбувалося онлайн. Після COVID-19 інтенсивність онлайн-взаємодії відчутно зросла (у нас – приблизно до 95%) і поширилася за межі айтішного бізнесу в інші індустрії.
Типовий робочий день сьогодні – це нескінченний потік відеодзвінків через Zoom, Meet, Teams. Часто без перерв і можливості зафіксувати деталі. До 50% важливої інформації просто втрачається, адже немає часу на її обробку. Зустрічі часто проходять без можливості поглибленого обговорення, як це було б у звичній офісній атмосфері.
Чому б не додати асистента до процесу? Більшість моїх дзвінків – це тет-а-тет зустрічі з управлінцями, де присутність третьої особи недоречна. Однак навіть для менш конфіденційних зустрічей обробка великих обсягів інформації щодня стає складною. Одного разу я опинився перед вибором: провести сім зустрічей поспіль чи обмежитися трьома, щоб мати час зафіксувати їхні підсумки.
Тоді я зрозумів, що настав час інтегрувати в робочий процес ШІ-помічника. За кілька місяців він став невіддільною частиною мого щоденного розпорядку. Переконаний: мій досвід пошуку відповідних систем і їх інтеграції в роботу буде корисним багатьом керівникам.
Знайти кращого з кращих
ШІ-індустрія стрімко розвивається, кількість інструментів зростає. Але знайти по-справжньому ефективне рішення під конкретний запит не так уже й просто.
Для початку я склав список продуктів, які найчастіше з’являються в професійних оглядах і дискусіях. Потім почав розбиратися, хто саме стоїть за цими рішеннями.
Для мене завжди важливо розуміти, наскільки зрілим є розробник. Скільки людей працює в компанії, як вона зростає, які процеси відбуваються всередині. Для цього використовую LinkedIn. Він має звіти, що дають змогу оцінити кадрову динаміку компанії. Цей підхід я застосовую вже давно, зокрема для оцінки потенційних партнерів або підрядників.
Під час вибору ІТ-рішення також варто з’ясувати, чи розвивається компанія за власні кошти, чи залучає інвестиції. Назва останнього інвестиційного раунду свідчить про стадію розвитку компанії – Seed (посівна) або Round A чи B (більш зрілі етапи). Ця інформація добре структурована на порталі Crunchbase.
Наступний фільтр – відгуки співробітників на Glassdoor. Це важливо для розуміння внутрішньої культури. Якщо команда поважає продукт, процеси прозорі й стабільні, то це часто свідчить про те, що рішення буде жити, розвиватися і залишатись у фокусі.
У процесі тестування ШІ-асистентів для керування зустрічами я випробував близько 10 рішень, із яких лише чотири були взяті на наступний етап – випробування в роботі з командою. Підключення, налаштування, пояснення логіки роботи колегам, з якими я найчастіше спілкуюся.
Одним із головних фільтрів для мене була простота використання. Щоб інструмент працював по-справжньому ефективно, важливо, аби він був інтуїтивно зрозумілим і не вимагав від користувача спеціальних знань. Адже, по суті, хороший ШІ-продукт – це не іграшка для ґіка, а помічник, який непомітно вбудовується в повсякденну роботу.
Обрати кращого з кращих
Одним із продуктів, що пройшли первинний відбір, був TL;DV. Непоганий інструмент, який охоплює широкий спектр завдань: інтеграція із Zoom, відстеження розмов, процесів продажу, клієнтської підтримки. Проте в частині управління зустрічами він виявився не дуже ефективним.
Продукт не передбачає відстеження й керування завданнями, відсутня можливість обрати виконавця й контролювати статус. Показовим став випадок, коли система згенерувала звіт про зустріч, яка так і не відбулася, оскільки хедлайнер не зміг приєднатися, а дзвінок завершився через п’ять хвилин після початку.
Попри це, система створила дуже креативний звіт: «Обговорено завдання з маркетингу, окреслено плани, визначено подальші кроки». На цьому тестування продукту завершилося.
Ще один інструмент – Fireflies – спочатку викликав довіру. Згодом з’ясувалося, що система з помилками розпізнає українську мову та допускає спотворення при перекладі на англійську.
Перевантажений інтерфейс ускладнював роботу – бракувало тієї самої інтуїтивності, яка є одним із ключових критеріїв для мене.
Попри наявність необхідних функцій, між завданнями, порядком денним і підсумками не було зв’язку – усе доводилося обробляти вручну, що суттєво знижувало користь від продукту.
Була й інша система – Fathom. Її інтерфейс нагадував старі термінали з чорним тлом, створюючи враження, що продукт розроблений виключно для фахівців із технічним бекграундом.
У підсумку ми зупинилися на Fellow. Лише вони сфокусували продукт на розвʼязанні однієї проблеми – підвищення ефективності зустрічей без спроб охопити інші суміжні сфери.
Ставка спрацювала: у результаті вийшов продукт із чіткою структурою – учасники, теми, домовленості, дедлайни. Без зайвих функцій, інтуїтивно зрозумілий і готовий до використання без додаткового налаштування.
Як це працює
Сьогодні цифровий асистент на зустрічах – це вже не експеримент, а частина управлінської практики. У моїй роботі така система закриває одразу кілька завдань, які раніше доводилося вирішувати вручну з перемінним успіхом.
Фіксація всієї інформації. Система підключається до Zoom, Teams або Meet як учасник зустрічі, записує розмову, розпізнає мову, ділить її на блоки й прикріплює до ключових моментів таймкоди. Це дає змогу швидко повернутися до потрібної репліки без потреби переслухувати весь запис. Навіть якщо ви не були присутні, підсумковий звіт усе одно буде – структурований і стислий.
Автоматичне формування протоколу. Система виокремлює теми, фіксує домовленості, призначає виконавців і дедлайни, надаючи цілісні підсумки зустрічі. Під час спільної роботи кількох учасників у системі з’являється можливість вносити правки, залишати коментарі й синхронізуватися вже наступного дня.
Контроль виконання. Якщо завдання не виконане, воно знову з’являється в порядку денному наступної зустрічі, з’являються нагадування й вказівки щодо відповідальних. Усе це відбувається всередині системи, без підключення додаткових сервісів.
Легке впровадження. Помічник починає працювати одразу, без інтеграцій, навчання чи допомоги IT-фахівців.
За годину до наступної зустрічі я отримую стислий нагадувальний звіт про попередню з прийнятими рішеннями, відкритими питаннями й коментарями. Це дає змогу не повертатися в минуле, а одразу продовжити роботу з потрібного місця.
Не диво і не мода
ШІ працює як інтерфейс до самого себе: підсилює важливе, відсікає зайве, допомагає чути, бачити й діяти точніше. Технології розвиваються, попри нашу готовність до них. Їх не потрібно схвалювати чи любити – достатньо розуміти, що вони змінюють правила гри.
Поки одні витрачають сили на звичну рутину, інші вже вивільнили ресурси для ідей, масштабування та зростання. У сучасному бізнесі швидкість мислення і глибина уваги стають активом, і ШI допомагає цей актив зберегти.
Ви знайшли помилку чи неточність?
Залиште відгук для редакції. Ми врахуємо ваші зауваження якнайшвидше.
