Бесконечный рост количества видеовстреч и нескончаемый поток информации могут существенно понижать производительность руководителя. Александр Хлевнюк, Chief Revenue Officer компании Ideals, поделился своим опытом интеграции ИИ-помощника. Он помог повысить эффективность работы, оптимизировать рабочие процессы и сохранить время для принятия решений
Подарунок для справжніх лідерок та лідерів
Сертифікат Forbes — 365 днів доступу до якісної аналітики, інсайтів та історій успіху, що змінюють мислення. Купуйте зараз
Время и внимание руководителя – ценный и невозобновляемый ресурс, распыление которого может обернуться вполне ощутимыми финансовыми потерями для бизнеса. На определенном этапе я почувствовал, что моя эффективность снижается, и классические методы решения проблем не срабатывают.
Объясню. Я управляю международной ІТ-компанией. В нашем бизнесе и в пандемию много рабочих процессов происходило онлайн. После COVID-19 интенсивность онлайн-взаимодействия ощутимо возросла (у нас – примерно до 95%) и распространилась за пределы айтишного бизнеса в другие индустрии.
Типичный рабочий день сегодня – бесконечный поток видеозвонков через Zoom, Meet, Teams. Часто без перерывов и возможности зафиксировать детали. До 50% важной информации просто теряется, ведь нет времени на ее обработку. Встречи часто проходят без возможности углубленного обсуждения, как это было бы в обычной офисной атмосфере.
Почему бы не добавить ассистента в процесс? Большинство моих звонков – это тет-а-тет встречи с управленцами, где присутствие третьего лица неуместно. Однако даже для менее конфиденциальных встреч обработка больших объемов информации ежедневно становится сложной. Однажды я оказался перед выбором: провести семь встреч или ограничиться тремя, чтобы иметь время зафиксировать их итоги.
Тогда я понял, что пора интегрировать в рабочий процесс ИИ-помощника. Через несколько месяцев он стал неотделимой частью моего ежедневного распорядка. Уверен: мой опыт поиска соответствующих систем и их интеграции в работу будет полезен многим руководителям.
Найти лучшего из лучших
ИИ-индустрия стремительно развивается, количество инструментов растет. Но найти по-настоящему эффективное решение под конкретный запрос не так-то просто.
Для начала я составил список продуктов, которые чаще всего появляются в профессиональных обзорах и дискуссиях. Потом начал разбираться, кто именно стоит за этими решениями.
Для меня всегда важно понимать, насколько зрелым является разработчик. Сколько человек работает в компании, как она растет, какие процессы происходят внутри. Для этого я использую LinkedIn. У него есть отчеты, позволяющие оценить кадровую динамику компании. Этот подход я применяю уже давно, в частности, для оценки потенциальных партнеров или подрядчиков.
При выборе ІТ-решения также следует выяснить, развивается ли компания за собственные средства или привлекает инвестиции. Название последнего инвестиционного раунда свидетельствует о стадии развития компании – Seed (посевная) или Round A или B (более зрелые этапы). Эта информация хорошо структурирована на портале Crunchbase.
Следующий фильтр – отзывы сотрудников на Glassdoor. Это важно для понимания внутренней культуры. Если команда уважает продукт, процессы прозрачны и стабильны, это часто свидетельствует о том, что решение будет жить, развиваться и оставаться в фокусе.
В процессе тестирования ИИ-ассистентов для управления встречами я испытал около 10 решений, из которых только четыре были взяты на следующий этап – испытания в работе с командой. Подключение, настройка, объяснение логики работы коллегам, с которыми я чаще всего общаюсь.
Одним из основных фильтров для меня была простота использования. Чтобы инструмент работал по-настоящему эффективно, важно, чтобы он был интуитивно понятен и не требовал от пользователя специальных знаний. Ведь, по сути, хороший ИИ-продукт – это не игрушка для гика, а помощник, незаметно встраиваемый в повседневную работу.
Выбрать лучшего из лучших
Одним из продуктов, прошедших первоначальный отбор, был TL;DV. Неплохой инструмент, охватывающий широкий спектр задач: интеграция с Zoom, отслеживание разговоров, процессов продаж, клиентской поддержки. Однако в части управления встречами он оказался не слишком эффективным.
Продукт не предусматривает отслеживание и управление задачами, нет возможности выбрать исполнителя и контролировать статус. Показателен случай, когда система сгенерировала отчет о встрече, которая так и не состоялась, поскольку хедлайнер не смог присоединиться, а звонок завершился через пять минут после начала.
Несмотря на это, система создала очень креативный отчет: «Обсуждены задачи по маркетингу, очерчены планы, определены дальнейшие шаги». На этом тестирование продукта завершилось.
Еще один инструмент – Fireflies – поначалу внушал доверие. Впоследствии выяснилось, что система с ошибками распознает украинский язык и допускает искажения при переводе на английский.
Перегруженный интерфейс усложнял работу – не хватало той самой интуитивности, которая является одним из ключевых критериев для меня.
Несмотря на наличие необходимых функций, между задачами, повесткой дня и итогами не было связи – все приходилось обрабатывать вручную, что существенно снижало пользу от продукта.
Была и другая система – Fathom. Ее интерфейс напоминал старые терминалы с черным фоном, создавая впечатление, что продукт разработан исключительно для специалистов с техническим бэкграундом.
В итоге мы остановились на Fellow. Только они сфокусировали продукт на решении одной проблемы – повышения эффективности встреч без попыток охватить другие смежные сферы.
Ставка сработала: в результате получился продукт с четкой структурой – участники, темы, договоренности, дедлайны. Без лишних функций, интуитивно понятный и готовый к использованию без дополнительной настройки.
Как это работает
Сегодня цифровой ассистент на встречах – это уже не эксперимент, а часть управленческой практики. В моей работе такая система закрывает сразу несколько задач, которые раньше приходилось решать вручную с переменным успехом.
Фиксация всей информации. Система подключается к Zoom, Teams или Meet как участник встречи, записывает разговор, распознает язык, делит его на блоки и прикрепляет к ключевым моментам таймкоды. Это позволяет быстро вернуться к нужной реплике без необходимости прослушивания всей записи. Даже если вы не присутствовали, итоговый отчет все равно будет – структурированный и сжатый.
Автоматическое формирование протокола. Система выделяет темы, фиксирует договоренности, назначает исполнителей и дедлайны, предоставляя целостные итоги встречи. При совместной работе нескольких участников в системе появляется возможность вносить правки, оставлять комментарии и синхронизироваться уже на следующий день.
Контроль исполнения. Если задача не выполнена, она снова появляется в повестке дня следующей встречи, появляются напоминания и указания относительно ответственных. Все это происходит внутри системы без подключения дополнительных сервисов.
Легкое использование. Помощник начинает работать сразу без интеграций, обучения или помощи IT-специалистов.
За час до следующей встречи я получаю краткий напоминающий отчет о предыдущей с принятыми решениями, открытыми вопросами и комментариями. Это дает возможность не возвращаться в прошлое, а сразу продолжить работу с нужного места.
Не чудо и не мода
ИИ работает как интерфейс к самому себе: усиливает важное, отсекает лишнее, помогает слышать, видеть и действовать точнее. Технологии развиваются, несмотря на нашу готовность к ним. Их не нужно одобрять или любить – достаточно понимать, что они изменяют правила игры.
Пока одни тратят силы на привычную рутину, другие уже высвободили ресурсы для идей, масштабирования и роста. В современном бизнесе быстрота мышления и глубина внимания становятся активом, и ИИ помогает этот актив сохранить.
Вы нашли ошибку или неточность?
Оставьте отзыв для редакции. Мы учтем ваши замечания как можно скорее.
