Мета онбордингу – ознайомити нового співробітника з умовами роботи в компанії. Найчастіше новачки нарікають на такі проблеми адаптації: «нічого не було зрозуміло», «не приділили належної уваги», «все скинули на купу та пішли в роботу». Щоб уникнути таких проблем, онбординг має складатися з послідовних блоків
Якщо послідовності немає:
- Новий працівник «з порогу» отримує безліч інформації та не встигає зрозуміти «що до чого». Починається плутанина. Псується враження в обох сторін. Людина або йде сама, або не проходить випробувальний термін через брак фундаментального розуміння.
- Другий сценарій – працівник не сприймає інформацію, працює по-своєму та оминає «гострі кути», як уміє. В такому випадку людина може пройти випробувальний термін, але період адаптації буде складним.
Як зробити ефективною послідовність онбордингу
Структурування блоків інформації: що розповідати, в якому порядку та як звести докупи.
- «Ключові постанови» – вимоги та очікування від нового працівника (загалом та конкретно на час випробувального терміну).
- «Нагальна інформація на щодня» – до кого звертатися з якими питаннями, коли зарплата, як брати відпустку або йти на лікарняний тощо.
- «Фундаментальні тези» – інформація для «синхронізації» нового працівника з компанією.
- «Засадничі принципи» – адаптація новачка через культуру та цінності компанії (плюс умовні «правила поведінки в компанії»).
Манера викладу матеріалу – те, як розповідати про аспекти роботи в компанії. Наприклад, як доступно пояснити новому працівнику цінності компанії або розказати в загальних рисах про колектив та його особливості.
Що треба знати:
- Кожен блок має взаємопов’язані тези. Наприклад, очікування до новачка мають опис обовʼязків та перелік очікуваних результатів;
- Для зручності варто дотримуватися порядку «що?», «чому?» та за потреби «як?». Наприклад, «отримання відпустки потребує попереднього узгодження в письмовій формі для прозорого ведення звітності. У листі має бути така інформація».
- Варто уникати абстрагування та надстислості викладу. Це ускладнює сприйняття. Наприклад, не варто залишати цінності компанії без набору коментарів.
- Слід давати супровідні матеріали – «інструкцію працівника», яка містить необхідну інформацію (зазвичай їх оформляють у вигляді вікі-документів).
Пріоритезація блоків та темп подачі – в якому порядку розповідати та як створити причинно-наслідковий зв’язок між блоками.
Наприклад, перший робочий день можна організувати таким чином:
- Попереднє оголошення плану дій протягом стартового етапу онбордингу.
- Перша зустріч з ейчаром охоплює організаційні питання: очікування та вимоги, інформацію першої необхідності.
- Далі знайомство з безпосередніми колегами – розбір робочих процесів, взаємодії, графіку.
- На другій зустрічі з ейчаром розбирають цінності, принципи роботи, деталізують вимоги та очікування до новачка тощо.
- Наступний крок – вирішення технічних питань (налаштування інструментів, надання доступів тощо).
- Неформальна третя зустріч – зворотний зв’язок, уточнення різних моментів. Ця інформація потрібна для оптимізації процесу та підлаштування конкретного онбордингу.
Про які підводні камені послідовності онбордингу треба знати
Є декілька внутрішніх та зовнішніх чинників, які можуть завадити успішному проведенню онбордингу.
Внутрішні
- Концептуальний. Онбординг не задовольняє глобальну потребу нового співробітника у введенні в курс справ. Немає необхідної інформації, щось неналежно пояснено тощо.
- Композиційний. Структура викладу інформації перешкоджає розумінню та засвоєнню інформації. Матеріали онбордингу викладаються «галопом», у довільному порядку, за кілька годин у перший робочий день у проміжках між вирішенням інших питань.
Зовнішні
- Людський чинник. Сприйняття інформації відмінне в кожної людини, але не кожен комунікує це. Тобто співрозмовник може і не розуміти, що інформація, яку він викладає, залишається частково незрозумілою. Тому необхідно налагодити зворотний зв’язок між сторонами.
- Потреба компанії підтримувати стабільний робочий процес. Онбординг вклинюється в роботу працівників. Нові працівники виходять у різний час, і це потребує підлаштування графіків багатьох людей, яким і без цього є що робити.
Це накладає обмеження по часу та людях, яке створює потребу «обрізати кути». Як наслідок, виклад інформації може стати нерівномірним, та деякі аспекти можуть залишитися до «самостійної інтерпретації». Зазвичай це стосується всього, що не є нагальним для початку роботи, тому більшість концептуальних, ціннісних речей можуть залишитися в форматі текстового документу «на потім». І тут важливо, щоб це «потім» реально наступило.
Ви знайшли помилку чи неточність?
Залиште відгук для редакції. Ми врахуємо ваші зауваження якнайшвидше.
