За три тижні жовтня 2023 року міжнародні фінансові організації оголосили про проведення близько 40 тендерів серед українських компаній. Що потрібно знати про участь у міжнародних закупівлях? Про це розповіла Ірина Омельяненко, керівниця проєктів та фахівчиня з закупівель інжинірингової консалтингової компанії iC consulenten, що виступила консультантом у близько 100 міжнародних закупівлях
Ірина Омельяненко, iC consulenten, дала дев'ять порад підприємцям, які приглядаються до участі в міжнародних тендерах Фото З персонального архіву
Якщо ви шукаєте можливості для зростання свого бізнесу, рекомендую звернути увагу на участь в міжнародних тендерах. Це закупівлі, які проводять міжнародні фінансові організації (МФО), донори та інші інституції, що фінансують різні проєкти в Україні й при цьому не використовують звичне всім Prozorro.
Це перспективний ринок. Наприклад, за три тижні жовтня у розділі «Закупівлі міжнародних донорів та публічні закупівлі інших країн» на сайті prozorro.gov.ua опубліковано понад 40 оголошень про тендери від міжнародних фінансових організацій, таких як GIZ Ukraine, НЕФКО в Україні, USAID, Офіс Управління ООН з обслуговування проєктів та інші. Спектр оголошень різноманітний – від закупівлі техніки до тендерів на послуги з проєктування, постачання обладнання і будівельно-монтажні роботи з відновлення критичної інфраструктури України.
Кожна МФО має право використовувати свої процедури закупівель, це врегульовано чинним законодавством. Такі процедури й тендерна документація трохи відрізняються від уже більш звичних тендерів у системі «Прозоро». Але це не говорить про те, що вони складніші – іноді навіть навпаки.
Нижче я наведу девʼять невеликих підказок потенційним учасникам, які підвищать шанси на успіх. З мого досвіду проведення таких закупівель – це найпоширеніші питання від компаній, які приглядаються до міжнародних тендерів або вже вирішили брати участь.
1. Де шукати інформацію про міжнародні тендери?
- https://prozorro.gov.ua/, розділ «Новини», підрозділ «Закупівлі міжнародних донорів та публічні закупівлі інших країн»;
- сайти міжнародних фінансових організацій, що фінансують такі проєкти;
- сайти міст, громад, водоканалів, КП, якщо вам приблизно відомо, в якій громаді впроваджуватимуть такі проєкти.
2. Налаштовуйтесь діяти швидко та суворо дотримуйтесь дедлайнів.
У типовому тендері строк від оголошення тендеру до відкриття тендерних пропозицій становить 30-40 днів. Часу на «роздуми» зовсім немає. Окрім того, на кожен етап відведена певна кількість днів: якщо ви пропустили дедлайн, наданий для подачі запитів на розʼяснення, то більше нічого уточнити ви не зможете. Тому відстежуйте часові проміжки тендерного процесу.
Особливо пильнуйте час подачі тендерних пропозицій. Це здається очевидним, але все ж є підрядники, які саме на цьому прогоряють. Це саме той випадок, коли треба дотримуватися дедлайну хвилина в хвилину. Якщо зазначено, що треба надіслати пакет документів до 14:00, то ні хвилиною пізніше. Будь-які причини, навіть дуже поважні, не допоможуть: такі тендерні пропозиції не будуть прийняті.
3. Читайте уважно та запитуйте тендерну документацію.
Більшість відповідей на питання, які можуть у вас виникнути, містяться у тендерному оголошенні та тендерній документації. Ми стикаємося з тим, що часто підприємці тендерні оголошення не дочитують до кінця.
Класичний випадок: оголошення про тендер знайшли, а де ж взяти саму тендерну документацію? Тендерна документація не публікується, а надається за запитом. У кінці оголошення, яке коректно називається «Запрошення до участі», зазначена електронна адреса, за якою потрібно надіслати запит про надання тендерної документації.
Це ж стосується й «Інструкції для учасників тендеру». Цей документ містить відповіді на дуже багато процедурних і організаційних питань.
Навіть якщо з оголошення вам не зрозуміло, чи відповідаєте ви всім вимогам, запитуйте тендерну документацію. Це не накладає на вас ніяких зобовʼязань, але дасть чіткіше розуміння, чи варто далі рухатися у цьому тендері.
4. Не нехтуйте передтендерною зустріччю.
На цих зустрічах дуже часто звучать питання, які ви б і не подумали поставити, але це запитують ваші конкуренти. Ви зможете зрозуміти, наскільки висока конкуренція вас очікує, що дасть шанс краще підготуватися, детально проаналізувавши сильні сторони конкурентів. Або ж навпаки – можна знайти собі партнерів, якщо самотужки кваліфікаційні вимоги не пройти.
Строк від оголошення тендеру до відкриття тендерних пропозицій зазвичай становить 30-40 днів
5. Правильно розрахуйте ціну.
У багатьох компаніях досі вважають, що підготувати тендерну пропозицію – неймовірно важко, що потрібно знати все, писати твір на сотні сторінок, готувати документ з нуля, навіть залучають до цього процесу юристів, сторонніх експертів. Хочу розвіяти цей міф: усе, що вам потрібно зробити – порахувати свою ціну, тому краще знайдіть грамотного фінансиста, а пропозицію ви й самі напишете. Вона складається з готових тендерних форм, які вам просто потрібно заповнити.
6. Памʼятайте про конфлікт інтересів.
Якщо тендер оголошено для проєкту, для якого ви робили, наприклад, техніко-економічне обґрунтування або проєктно-кошторисну документацію, то брати участь у тендері на закупівлю будівельних робіт ви не можете. Процедурами всіх МФО передбачено, що конкуренція має бути чесною та прозорою, всі учасники повинні мати однаковий доступ до даних про предмет закупівлі.
На цьому принципі будується процедура запитів на розʼяснення під час самого тендерного процесу: всі питання і відповіді надаються виключно в письмовому вигляді з розсилкою на всіх потенційних учасників тендеру. Памʼятайте про цей пункт і це допоможе вам не витратити час та купу інших ресурсів на підготовку до тендеру, до якого вас би все одно не допустили або дискваліфікували б згодом.
7. Як взяти участь, якщо не дотягуєте до кваліфікаційних вимог, а працювати в цьому проєкті хотіли б?
Є гарний рецепт – об’єднати зусилля з іншою компанією чи навіть із кількома, через договір про партнерство, і разом йти на тендер. Реєструвати нову юридичну особу згідно з чинним законодавством не потрібно! Достатньо договору про партнерство/співпрацю, де будуть чітко визначені ролі та зобовʼязання кожного з партнерів як на етапі тендеру, так і на етапі виконання робіт.
Партнери у таке обʼєднання підбираються так, щоб разом усі компанії відповідали кваліфікаційним вимогам тендеру. Усередині обʼєднання розподіляються обовʼязки, визначається єдиний лідер, який зазвичай повинен відповідати кваліфікаційним вимогам тендеру орієнтовно на 50%. Наприклад, якщо у тендерній документації стоїть вимога до учасника щодо середньорічного обороту €1 млн, то у лідера обʼєднання ця цифра повинна складати не менш ніж €500 000. Те саме стосується й досвіду: якщо просять показати два подібних контракти, то один з них обовʼязково має бути виконаний саме лідером.
На передтендерних зустрічах ви зможете зрозуміти, наскільки висока конкуренція вас очікує, що дасть шанс краще підготуватися
8. Перед тим, як подавати свою тендерну пропозицію, зробіть самодіагностику – перевірте свою компанію через відкриті джерела.
Наразі існує багато інструментів для перевірки бізнесу – від пошукових систем до спеціалізованих платформ, як-от YouControl, OpenDataBot та інші. Є прикрі випадки, коли компанії під час оцінки тендерних пропозицій дізнаються про свій податковий борг, про який вони не знали, або дивуються, звідки тендерний комітет дізнався про відкрите кримінальне провадження чи рішення Антимонопольного комітету.
Звісно, така інформація перевіряється, інколи у відкритих джерелах вона може бути й застарілою, але вам все одно треба бути готовим до того, що про неї спитають. І якщо такі питання не розвʼязані, то шансів на перемогу у вас немає, бо перевірка на добропорядність – окрема процедура в міжнародних тендерах. Варто оцінити себе і приготувати розʼяснення вже заздалегідь або розвʼязати наявні проблеми й тільки потім йти на тендер.
9. Робіть так, як записано в контракті.
Бувають випадки, коли представники компанії, яка перемогла у тендері, прийшли на передконтрактну зустріч і щиро дивуються, що потрібно подавати банківську гарантію, що будувати потрібно буде з використанням саме тих матеріалів і технологій, які подавались на тендер, чи що умовами оплати не передбачене суттєве авансування, що існує період виявлення дефектів, який вимагає окремого фінансового забезпечення.
Загальні та Особливі умови контракту, які є частиною тендерної документації, теж потрібно читати уважно та враховувати при прийнятті рішень про те, подаватись на тендер чи ні.
Ви знайшли помилку чи неточність?
Залиште відгук для редакції. Ми врахуємо ваші зауваження якнайшвидше.
