Категорія: Компанії
Дата: 30 квітня 2022 10:40

Через війну IT-компанії відкривають тимчасові та нові офіси. Як вони допомагають командам залишатись сфокусованими

Тома Міроненко

Forbes

Юлія Карманська

Forbes

4 хв читання

Релокувавши команди у безпечні місця, бізнеси опинились перед новою задачею: швидко організувати робочі простори, які були б водночас зручними та стимулювали продуктивність. Хтось будує для цього нові офіси, хтось реорганізує ті, що вже існують, хтось обживає тимчасові прихистки. Як має виглядати успішний «воєнний» офіс? Досвід українських і міжнародних компаній.

Новий формат робочого простору

Щоб забезпечити безпечним місцем для роботи співробітників з регіонів, де ведуться активні воєнні дії, в березні 2022 року технологічна компанія Intetics відкрила новий офіс у Львові. Локацію розташували на території колишнього заводу «Кінескоп».

Офіси Intetics у Києві, Харкові, Львові та Одесі залишаються відчиненими. Втім, усвідомлюючи ризики, компанія закликає команду переїздити до більш безпечних місць. Співробітники можуть обрати країну чи місто для релокації, пояснює HRD Intetics Лідія Кубрина. За час бойових дій спеціалісти Intetics разом з родинами переїхали до Львова, на Волинь, в інші західноукраїнські локації та за кордон: у Польщу, Молдову, Словаччину.

Сім тимчасових офісів у Чернівцях, Івано-Франківську, Хмельницькому, Львові, Вінниці та в Одеській області відкрили Luxoft. Простори розраховані більш ніж на 200 людей. 70% від цієї кількості працює звідти щодня, підрахували в компанії. Головні офіси у Києві, Одесі та Дніпрі продовжують функціонувати.

Як ще компанії реформують офіси під час війни? На час евакуації компанія Sigma Software закупила у львівський офіс – один з пʼяти, що працюють, – спальники, подушки, пледи, зарядки, рушники тощо. Співробітники могли певний час пожити там, але здебільшого офіс намагались залишити місцем для роботи. Sigma Software орендувала бази відпочинку в Моршині та Трускавці, де для роботи облаштувала коворкінги.

Самостійно ситуативний офіс створили і 3DLook. Частина команди стартапу живе та працює в готелі в Ужгороді, де для них орендували конференц-залу. Співробітники перепрофілювали її під робочий простір. «Ця зала в готелі давно не використовувалась, тож команда щось трохи підремонтувала, щось встановила, – розповідає VP of People у 3DLook Ксенія Прогожина. – Ми жартуємо, що наші хлопці та дівчата залишать готелю дуже непогане приміщення, коли поїдуть додому».

Ще одна стратегія – тимчасове переміщення команд у власні офіси на заході країни. Credit Agricole переформатували два відділення у Львові й Івано-Франківську в хаби для співробітників з інших міст, їхніх родин і тварин. У хабах передбачено житлові й офісні приміщення. Схожим чином провели релокацію у «Київстар»: 211 родин співробітників компанії живуть і працюють у тимчасових прихистках в офісах компанії на заході України.

Epam перетворили свої західні офіси та коворгінги на шелтери. Таким чином реформатували простір у Львові, Чернівцях та Івано-Франківську, розгорнули локацію у Надвірній. Ще два тимчасові шелтери працюють у Вінниці й у Дніпрі. У березні компанія відкрила додатковий офіс в Ужгороді.

Створити «воєнний» офіс

Що потрібно, аби облаштувати тимчасовий офіс для команди? Щоб приміщення підтримувало ефективність команди, Intetics намагались зробити його якомога комфортнішим. Високі стелі будівлі колишнього заводу, де компанія розгорнула новий офіс, роблять його просторим і допомагають зонуванню. Команда працює в опенспейсі, обладнаному ергономічними меблями. Відокремлено кімнату для переговорів і зону відпочинку. Простір кухні поділили та побудували над нею кабінет.

Cтворюючи офіси на базах відпочинку в Моршині та Трускавці, в Sigma Software розуміли: це тимчасове рішення. Компанія зосередилась на робочих зонах, відмовляючись від великих переговорних кімнат, тенісних та ігрових столів, які були звичні для колективу до війни. Одне із «довоєнних» офісних рішень залишилось: у Sigma Software відмовляються від опенспейсів на користь кабінетної системи з невеликими мітінг-румами та зонами відпочинку.

Epam розділили робочі зони та зони для відпочинку у львівському офісі на поверхи. На деяких з них встановили ліжка, надувні матраси та мобільні перегородки, щоб тимчасові мешканці могли відокремити собі територію для відпочинку, на інших розміщено робочі місця. На першому поверсі відбуваються кінопокази.

За кожним з нових офісів Luxoft закріплено координатора, який, зокрема, інформує спеціалістів щодо розташування найближчих укриттів. У робочих просторах працює ресепшен, що відповідає за забезпечення всім необхідним.

Ще одне актуальне під час війни питання для компаній – збереження фокусу та моралі у команди. Тут офіси також можуть стати у нагоді. Співробітникам 3DLook вдається підтримувати зосередженість і бойовий дух завдяки лише самому факту, що вони виїхали разом із рідними та близькими й опинились на одній території зі своєю командою, вважає Прогожина. «Колективна підтримка дуже допомогла, – додає VP of People стартапу. – Команда проводить вечора з дітьми, відпочивають разом на вихідних –наприклад, їздили в Ужгородський замок». Відкриття нових комфортних просторів надало можливість сфокусуватися та повернутися до звичного темпу роботи, погоджуються у Luxoft.

Схожої логіки дотримуються в Intetics. Їхні співробітники можуть працювати віддалено, проте компанія заохочує живе спілкування. «Невеличкі радості на кшталт посиденьок з колегами за чашкою чаю чи спільного обіду добре розбавляють робочий день, дозволяючи відпочити», – вважає HRD компанії Лідія Кубрина.

Офіси та коворкінги Sigma Software стали дружніми до домашніх тварин: це важливо для тих, хто переїхав із улюбленцем. У компанії підтримують команду, наповнюючи офіси брендованою продукцією, прикрашаючи простори зеленими рослинами та встановлюючи меблі, розроблені спеціально для компанії. Частково ці меблі було перевезено із харківського офісу. Це важливо, адже ергономічні меблі – одна із складових, що забезпечує ефективність роботи, вважають у Sigma Software.

Ще один елемент продуктивності – хороша техніка, зазначають у компанії. Частину вивезли з Києва та Харкова, а у львівському офісі обладнали хаб, у якому швидко можна замінити техніку, що застаріла або поламалась. Важливим є швидкий інтернет, це зазначають майже всі компанії. «Спочатку ми мали великі проблеми зі зв’язком», – згадує Прогожина. Завдяки програмі Мінцифри у виїздних офісах 3DLook та Sigma Software з’явився Starlink.

Матеріали по темі