Як налаштувати операційні процеси так, аби команда ефективно працювала за відсутності керівника? Розповідає Джейн Давидюк, засновниця OpsLab – інноваційної агенції з операційного менеджменту
Купуйте річну передплату на шість журналів Forbes Ukraine за ціною трьох номерів. Якщо ви цінуєте якість, глибину та силу реального досвіду, ця передплата саме для вас. У період Black Friday діє знижка -30%: 1259 грн замість 1799 грн.
Якщо ви плануєте відкривати бізнес, схаменіться одразу: контролювати все неможливо, а з якісно налагодженою операційною системою навіть не доведеться пробувати. За дослідженням McKinsey за 2023 рік, підприємства, де власник зосереджується на стратегії, а не операційці, розвиваються до 40% швидше.
Операційний менеджмент – це щоденне управління процесами компанії за допомогою встановлених інструментів та кроків, які мають привести до реалізації стратегії. При якісній інтеграції операційних інструментів результати підприємства лише покращуватимуться, працівники забудуть, що таке перепрацювання, а засновник матиме вдосталь часу та сил для розвитку бізнесу.
- Категорія
- Рейтинги
- Дата
Малі та середні бізнеси зазвичай мають великий потенціал, проявлення якого гальмує хаотичність. Лише добре налагоджена системна робота, яка працює як єдиний механізм, дає справжні плоди, як-от виконання задач, поліпшення стосунків всередині команди, загальне підвищення ефективності та доходу й при цьому – покращення ментального стану працівників.
Коли час відпустити контроль
Зазвичай вихід з операційної роботи стає критично важливим, коли команда складається мінімум із 10 працівників. Якщо вас не мотивує збільшення вільного часу на масштабування бізнесу, повинні мотивувати ризики: зниження прибутковості, звільнення з команди найкращих працівників, постійний хаос пріоритетів та стагнація. Чому так відбувається?
Застій у процесах та розвитку автоматично рухає бізнес вниз у рейтингу популярних компаній. Цьому можна запобігти, створивши операційну систему, яка працюватиме як єдиний механізм і KPI виконуватиметься навіть за відсутності когось із працівників, наприклад через відпустку.
Внаслідок впровадження операційної системи через 12–15 місяців збільшується прибутковість компанії – в одного з наших клієнтів відбулося зростання на 17%.
Ключові ролі
Вам потрібні операційний менеджер та CEO. Операційний менеджер – це людина, обовʼязком якої є контроль процесів, впровадження змін та аналіз роботи. Це має бути найбільш дисциплінована, організована, уважна та комунікабельна людина в команді, яка поза тим, що слідкує за продуктивністю та ефективністю працівників, ще й уважно ставиться до настроїв, які панують в колективі, і знає що з ними робити.
СЕО – обовʼязковий член команди, без якого практично неможливо донести до працівників важливість змін. Він задає вектор, а операційний менеджер допомагає реалізовувати стратегію через тактику на щоденній основі. Згодом операційний менеджер може вирости до СОО та навчати менеджерів-початківців. І ще через певний проміжок часу розвинутися до СЕО.
Коли я заснувала OpsLab, першим найманим працівником у команді був саме операційник. Таким чином, ми створили систему, завдяки якій я могла з самого початку відпустити контроль і не бути в кожному процесі.
Інструменти контролю
Найчастіше в операційні системи клієнтів ми інтегруємо онлайн-програми та звички, які полегшують внутрішню комунікацію та звітування. У нашому топі інструментів:
- Notion – для планування, списків та зберігання в швидкому доступі важливих для роботи посилань та документів;
- Google-календар – для зручного планування зустрічей, які автоматично додаються до онлайн-календарів усіх працівників;
- система CRM – для автоматизації бізнес-процесів продажів, а саме ефективної комунікації з клієнтами;
- ClickUp – операційна система, яку ми інтегруємо в роботу наших клієнтів.
Зустрічі – окрема тема в організації операційних процесів. Багато компаній проводять щотижневі зустрічі з кожним відділом, не маючи регулярних загальних розмов. Це велика помилка. Члени команди не знають, що відбувається в їхніх колег з інших відділів, що стає причиною дезорганізованості.
Тому паралельно з опануванням онлайн-інструментів, важливо побудувати регулярний менеджмент – регулярно аналізувати результати роботи за допомогою дашбордів та звітності, проводити правильно організовані зустрічі. Як при цьому зрозуміти, що операційна система та інструменти, які використовуються, працюють?
Ознака успішної операційної системи – коли за відсутності будь-кого з команди нічого не зміниться.
Типові помилки при виході з операційки
Хибно думати, що якщо ви створили операційну систему, керівник може одразу з неї вийти й команда працюватиме, як злагоджений механізм. Зазвичай впровадження та засвоєння операційних змін триває мінімум рік при команді з 30 людей. При цьому найчастіший середній показник сягає 24 або 36 місяців.
Часто засновники компаній не усвідомлюють двох факторів:
- вийти з операційної системи не означає просто скинути усі свої дрібні задачі на операційного менеджера;
- якщо прагнете вийти з операційки, варто розуміти, для чого це потрібно.
З огляду на це варто поступово передавати справи й потроху будувати нову систему роботи. Будьте готовими до саботування змін з боку працівників: завжди є ті, хто енергійно прийматиме нову систему, і ті, кого все влаштовує. Аби знизити ризик саботажу, перед початком змін потрібно проаналізувати настрої в колективі, ознайомитися з потребами працівників і врахувати це.
В OpsLab ми працюємо на базі wellness економіки, що означає створення такої ефективної операційної системи, що її функціонування під керівництвом операційного менеджера наближатиме реалізацію стратегії й при цьому звільнятиме час для власника бізнесу. А як ми знаємо, час – це найкоштовніший ресурс сучасності, який власник може інвестувати в своє насичене життя, яким би воно не було: провести час із родиною, поїхати на ретрит, присвятити час хобі, розвивати інші бізнеси тощо.
Коли стратегія масштабування компанії – фундамент з інструкцією до зведення, то операційна система – це будівельні матеріали та навички, які системно забезпечують втілення стратегії в реальність.
Ви знайшли помилку чи неточність?
Залиште відгук для редакції. Ми врахуємо ваші зауваження якнайшвидше.
