Как настроить операционные процессы так, чтобы команда эффективно работала при отсутствии руководителя? Рассказывает Джейн Давиденко, основательница OpsLab – инновационного агентства по операционному менеджменту
Покупайте годовую подписку на шесть журналов Forbes Ukraine по цене четырех. Если вы цените качество, глубину и силу реального опыта, эта подписка именно для вас.
Если вы планируете открывать бизнес, опомнитесь сразу: контролировать все невозможно, а с качественно отлаженной операционной системой даже не придется пробовать. По данным исследования McKinsey за 2023 год, предприятия, где собственник сосредотачивается на стратегии, а не операционке, развиваются до 40% быстрее.
Операционный менеджмент – это ежедневное управление процессами компании с помощью установленных инструментов и шагов, которые должны привести к реализации стратегии. При качественной интеграции операционных инструментов результаты предприятия будут только улучшаться, работники забудут, что такое переработка, а у учредителя будет достаточно времени и сил для развития бизнеса.
- Категория
- Рейтинги
- Дата
Малые и средние бизнесы обычно обладают большим потенциалом, проявление которого тормозит хаотичность. Только хорошо налаженная системная работа, которая работает как единый механизм, дает настоящие плоды, такие как выполнение задач, улучшение отношений внутри команды, общее повышение эффективности и дохода и при этом улучшение ментального состояния работников.
Когда время отпустить контроль
Обычно выход из операционной работы становится критически важным, когда команда состоит минимум из 10 работников. Если вас не мотивирует увеличение свободного времени на масштабирование бизнеса, должны мотивировать риски: снижение доходности, увольнение из команды лучших работников, постоянный хаос приоритетов и стагнация. Почему это происходит?
Застой в процессах и развитии автоматически двигает бизнес вниз в рейтинге популярных компаний. Это можно предотвратить, создав операционную систему, которая будет работать как единый механизм и KPI будет выполняться даже при отсутствии кого-либо из работников, например в связи с отпуском.
В результате внедрения операционной системы через 12–15 месяцев увеличивается прибыльность компании – у одного из наших клиентов произошел рост на 17%.
Ключевые роли
Вам нужен операционный менеджер и CEO. Операционный менеджер – это человек, обязанностью которого является контроль процессов, внедрение изменений и анализ работы. Это должен быть наиболее дисциплинированный, организованный, внимательный и коммуникабельный человек в команде, который помимо того, что следит за производительностью и эффективностью работников, еще и внимательно следит за настроениями, которые господствуют в коллективе, и знает что с ними делать.
СЕО – обязательный член команды, без которого практически невозможно донести до работников важность перемен. Он задает вектор, а операционный менеджер помогает реализовывать стратегию посредством тактики на ежедневной основе. Впоследствии операционный менеджер может вырасти в СОО и обучать начинающих менеджеров. И еще через определенный промежуток времени развиться в СЕО.
Когда я основала OpsLab, первым наемным работником в команде был именно операционщик. Таким образом, мы создали систему, благодаря которой я могла с самого начала отпустить контроль и не быть в каждом процессе.
Инструменты контроля
Чаще всего в операционные системы клиентов мы интегрируем онлайн-приложения и программы, которые облегчают внутреннюю коммуникацию и отчетность. В нашем топе инструментов:
- Notion – для планирования, списков и хранения в быстром доступе важных для работы ссылок и документов;
- Google-календарь – для удобной планировки встреч, автоматически добавляемых в онлайн-календари всех работников;
- система CRM – для автоматизации бизнес-процессов продаж, а именно эффективной коммуникации с клиентами;
- ClickUp – операционная система, которую мы интегрируем в работу наших клиентов.
Встречи – отдельная тема в организации операционных процессов. Многие компании проводят еженедельные встречи с каждым отделом, не имея общих регулярных бесед. Это большое заблуждение. Члены команды не знают, что происходит у их коллег из других отделов, что становится причиной дезорганизации.
Поэтому параллельно с овладением онлайн-инструментами важно построить регулярный менеджмент – регулярно анализировать результаты работы с помощью дашбордов и отчетности, проводить правильно организованные встречи. Как при этом понять, что операционная система и используемые инструменты работают?
Признак успешной операционной системы – когда при отсутствии кого-либо из команды ничего не изменится.
Типичные ошибки при выходе из операционки
Ошибочно думать, что если вы создали операционную систему, руководитель может сразу из нее выйти и команда будет работать, как слаженный механизм. Обычно внедрение и усвоение операционных изменений длится минимум год при команде из 30 человек. При этом самый частый средний показатель достигает 24 или 36 месяцев.
Часто учредители компаний не осознают двух факторов:
- выйти из операционной системы не означает просто сбросить все свои мелкие задачи на операционного менеджера;
- если хотите выйти из операционки, нужно понимать, для чего это нужно.
Учитывая это, следует постепенно передавать дела и понемногу строить новую систему работы. Будьте готовы к саботированию перемен со стороны работников: всегда есть те, кто будет энергично принимать новую систему, и те, кого все устраивает. Чтобы снизить риск саботажа, перед началом смен нужно проанализировать настроения в коллективе, ознакомиться с потребностями работников и учесть это.
В OpsLab мы работаем на базе wellness экономики, что означает создание такой эффективной операционной системы, что ее функционирование под руководством операционного менеджера будет приближать реализацию стратегии и при этом освобождать время для владельца бизнеса. А как мы знаем, время – это самый ценный ресурс современности, который владелец может инвестировать в свою насыщенную жизнь, какой бы она ни была: провести время с семьей, поехать на ретрит, посвятить время хобби, развивать другие бизнесы и т.д.
Когда стратегия масштабирования компании – фундамент с инструкцией к сведению, операционная система – это строительные материалы и навыки, которые системно обеспечивают воплощение стратегии в реальность.
Вы нашли ошибку или неточность?
Оставьте отзыв для редакции. Мы учтем ваши замечания как можно скорее.
