Війна змусила компанії передивитись структуру зустрічей та нарад. Їх скорочують, переносять у месенджери та замінюють більш людяними комунікаціями. Як це роблять українські компанії, глобальні бізнеси та Ілон Маск
Початок вторгнення радикально спростив управлінські практики. Залишились базові інструменти, решту – заморозили. Зокрема – складні системи нарад. «Із початком війни наші мітинги зупинились взагалі, – каже генеральний директор BlaBlaCar в Україні Роман Мірошніченко. – Потім почали відновлюватись – але зі змінами».
До війни в компанії працювала стала схема мітингів. В організації проходили місячні high-level зустрічі, в IT-відділі наради були щотижневими та раз на місяць. «У локального менеджменту – зустрічі щотижня, у мене – ще два мітинги для команди в тиждень, – каже Мірошніченко. – У понеділок ставили цілі, у четвер-п’ятницю – чекап та перевірка досягнутого». Плюс – окремі функціональні мітинги із заглибленням в конкретні теми.
24 лютого ці зустрічі зупинились. Фокус української команди BlaBlaCar змістився на інші тематичні напрямки. Зокрема, на безпеку команди: це було особливо актуально протягом перших півтора місяця вторгнення. «Логістика, забезпечення, екстрене фінансування, – каже Мірошніченко. – Було створено декілька нових робочих потоків, яких не було раніше».
Генеральний директор BlaBlaCar в Україні Роман Мірошніченко
Метою довоєнних high-level зустрічей була прозорість. Люди мали бачити, що роблять інші відділи та як компанія наближається до досягнення ключових результатів. Прозорість такого типу менше потрібна під час війни, вважає Мірошніченко. Ніхто не дивиться на старі ключові результати: важливо перевіряти, чи працює бізнес та який потрібен ресурс. «Ми спілкуємось у Slack-групах або імейлах, – додає він. – Немає сенсу тримати людину на дзвінку 45 хвилин, якщо можна – 15-20».
Хоч спочатку вторгнення обвалило розбудовані системи, десь з липня, за підрахунками голови українського офісу консалтингової компанії Korn Ferry Романа Бондара, управлінські практики повернулись. Щоправда, адаптовані. «Коли в тебе гангрена, складно сидіти над збіркою творів Сковороди, – каже Бондар. – Стало зрозуміло: нема сенсу робити те, що заважає. Люди досі осмислюють питання надмірної бюрократії».
Окрім української BlaBlaCar його осмислюють, зокрема, Райффайзен Банк. Їхній план на 2023 – позбутися непотрібного в управлінні. «Докладемо зусиль, щоб паперові процеси та надмірна кількість неефективних зустрічей з великим складом учасників, які суттєво зменшились у 2022 році, залишились у минулому», – каже голова правління банку Олександр Писарук.
Оптимізують наради і в «Новій Пошті». «Потрібно швидко реагувати на події», – пояснюють у прес-службі компанії. Задля оперативності процесів площу головного офісу та кількість поверхів скоротили, аби мати змогу швидше спілкуватись віч-на-віч без бюрократії та тяганини. «Раніше, щоб узгодити щось, треба було планувати зустріч, бронювати мітинг-рум, готувати доповідь, – кажуть в компанії. – Зараз СЕО та топи сидять в одній кімнаті, для узгодження достатньо просто підійти». Ці кроки дозволили приймати рішення в десятки разів швидше.
Перевинайдення зустрічей та їхніх цілей – світовий тренд. На початку 2023 року співробітники компанії Shopify мали скасувати всі наради із трьома та більше учасниками. Практика тривала протягом двох тижнів – після цього команди зважують, чи потрібні їм ці мітинги взагалі. Експеримент – частина великого рефакторингу компанії, мета якого – покращити ефективність операцій.
Наприкінці листопада 2022 у Twitter опублікували тред із шістьма правилами для співробітників Tesla від Ілона Маска. Три з них стосуються нарад:
- Уникайте великих зустрічей
На великих зустрічах ви витрачаєте дорогоцінний час і енергію. Вони не провокують на дискусії. Люди більш насторожені, ніж відкриті, і не вистачає часу, щоб усі зробили внесок у мітинг. Не плануйте велику зустріч, якщо не певні, що вони будуть цінними для всіх.
- Залиште нараду, якщо не корисні на ній
Якщо зустріч не потребує вашого внеску чи рішень, присутність марна. Залишити зустріч не неввічливо. Неввічливо – витрачати час людей.
- Відмовтеся від частих мітингів
Немає кращого способу марнувати час, ніж часті наради. Замість зустрічі надішліть повідомлення, імейл або спілкуйтеся в Discord чи Slack. Не переривайте робочий процес вашої команди, якщо це не є абсолютно необхідним.
Шість правил для співробітників Tesla від Ілона Маска
Як зменшити кількість мітингів, не жертвуючи ефективністю комунікації
Як і радить Маск, співробітники BlaBlaCar Україна перейшли в месенджер, зменшивши кількість зустрічей та імейлів. В Slack відбувається 90% комунікації. Головна перевага – швидкість, каже Мірошніченко. «Коли більшість комунікації в месенджері, замість мітингів в тебе є, наприклад, тред, за яким ти стежиш і вирішуєш, наскільки уважно та активно його читати», – додає він.
Менше зустрічей не означає менше контакту. Під час війни лідерам потрібно частіше спілкуватись із командами, додаючи терапевтичної та емоційної складової. У BlaBlaCar Україна триває тренінг, на якому менеджерів вчать спілкуватись із людьми із різними темпераментами та рівнями травматизації через вторгнення.
Навіть на невеликих колах замість смол-току варто запитати, як людина почувається й оцінює свій стан, каже Мірошніченко. «Це можна робити з гумором, – додає він. – Наприклад, попросити порівняти себе з якимось кіногероєм». Такі інструменти залучають команду і показують: її чують.
Збільшили кількість внутрішніх підтримуючих комунікацій і в «Біосфері». В компанії публікують відеоповідомлення від власника та топ-менеджерів, інформують про досягнення і результати корпорації, влаштовують регулярні онлайн та офлайн зустрічі з керівниками. Лідери їздили Україною та проводили неформальні зустрічі із підлеглими. Нині вони надають їм більше психологічної підтримки, ніж до війни.
Три поради Романа Мірошниченка, як зменшити частоту та кількість зустрічей, не втративши ефективності:
- Замініть частину мітингів групами в Slack, де відбуватимуться аналогічні апдейти. Якщо мало виступати три людини, в цей конкретний час має надходити три апдейти. Люди подумали, поки формулювали повідомлення, і надіслали вижимку. Якщо тред великий і потрібне обговорення, можна провести оперативний мітинг на 15 хвилин.
- Важливо зберегти контакт та не починати фанатичного переходу тільки на повідомлення в месенджерах. З ремоутом та війною людям особливо важливий контакт. Окрім робочих обговорень варто просто питати, як вони почуваються.
- Правильні дешборди. Ситуація постійно змінюється, потрібно бачити різні розрізи даних. Під час гарячої фази вторгнення структуровані дані потрібні онлайн прямо зараз – хоча до війни вистачало дивитись їх раз на тиждень.
Ви знайшли помилку чи неточність?
Залиште відгук для редакції. Ми врахуємо ваші зауваження якнайшвидше.
