Категорія: Компанії
Дата: 07 грудня 2022 11:53

Велике переселення. Компанії переживають ажіотаж – працівники масово повертаються в офіси. Як бізнеси підготувались до складної зими

Тома Міроненко

Forbes

Офіс IT-компанії EVO Фото пресслужба EVO

COVID виштовхнув працівників з офісів, блекаути – повернули назад. Як під час війни приймають цей виклик українські компанії? Перетворюють офіси на пункти незламності. Генератори, Starlink, скорочення робочих просторів, додаткові зони для сну й укриття – які рішення виявились найефективнішими

«Поки не стабілізується ситуація з електроенергією, ми рекомендуємо відвідувати офіси», – каже віцепрезидент IT-компанії Intellias Роман Гапачило. Після російських атак, ціллю яких була критична інфраструктура України, офіс Intellias у Києві заповнився майже на 100%.

Пандемія змусила компанії звикати до remote-first та вчитись працювати віддалено. Вторгнення знову збирає команди в офісах. «Після того, як ми повернулись у Київ, в офіси ходить більш ніж половина співробітників», – каже адміністративна директорка Genesis Юлія Віннікова. До ракетних атак з офісів працювали до 20% співробітників «Київстар». Нині їх кількість збільшилась удвічі – і далі зростає.

Перед бізнесом стоїть нетривіальне завдання – пережити зиму, залишаючись працездатними, автономними, та не втратити через війну важливих традицій і ритуалів. Як компанії його розвʼязують.

Підготувати офіси до зими

«Наші офіси – острівки незламності Київстар», – каже директорка з управління персоналом та розвитку організації Оксана Олійник. Готуючись до складної зими з високою можливістю блекаутів, перший крок компаній – перетворити офіси на автономні фортеці, де люди зможуть працювати й жити.

Тест-драйв у ролі тимчасових притулків офіси пройшли на початку вторгнення. Офіси «Київстар» були забезпечені спальними місцями, кухнями, душами й навіть будками для собак. Найпопулярнішою тоді була львівська локація, де співробітники жили до двох місяців. З кінця травня офіси знову стали виключно робочим простором, але здобутий досвід у «Київстар» не забувають: усі забезпечення залишаються, щоб за потреби співробітники могли жити там тривалий час.

До зими команда оператора почала готуватись наприкінці літа. Взяли до уваги різні сценарії: відсутність газу, електрики й води. Шанс перевірити підготовку вже випадав: протягом доби «Київстар» працювали без централізованого водопостачання, тільки на резервних ємностях. Роботу зупиняти не довелось.

Київський офіс компанії EVO відключають від світла майже щодня. Але він залишається автономним – тільки на нинішніх запасах може триматись тиждень. Офіс обладнано двома генераторами: коли електрику відключають, техніка продовжує працювати. «Світла трохи менше, ніж зазвичай, але воно є», – каже керівниця команди комунікацій в EVO Юлія Новаченко.

У компанії запаслись водою, їжею та пальним. На двох поверхах є душові кабіни, всередині приміщення можна готувати. Що робитимуть у разі блекауту? Непросто передбачити, скільки колег залишиться в офісі, – 100 людей чи всі 400 київських співробітників із родинами. Ще складніше створити для всіх комфортні умови. В EVO облаштовують зони для підзаряджання, роботи й відпочинку, окрему локацію передбачили під спальні місця. «Можна зайняти якусь із переговорок, спати на диванах чи карематах, – каже Новаченко. – Офіс відкритий як тимчасовий пункт розміщення».

В екосистемі IT-компанії Genesis – понад 25 проєктів, переважна більшість яких має офіси в Києві. Усі вони забезпечені генераторами. Роботи апаратам вистачає: в більшості офісів відключення щодня, іноді вони працюють автономно цілий день. У разі блекауту платформою, де за потреби житимуть команди, стане головний офіс компанії. Із нинішніми запасами люди зможуть залишатись там два тижні, із довозами – довше.

Головний офіс забезпечено генераторами, які також живлять системи опалення та водопостачання. Є бойлери та душові кабіни з резервом технічної води. Як і раніше, на холодний сезон компанія закуповує пледи й обігрівачі.

Офіси Intellias були обладнані генераторами, альтернативними інтернет-провайдерами та Starlink до початку масованих атак на інфраструктуру. Нині закупили додаткові генератори, у Києві збільшили кількість Starlink, а робочу зону розширили, орендувавши коворкінг, розташований у тому ж бізнес-центрі.

Відповідь компанії GlobalLogic на ризик відключення інтернету – незалежні підключення до основних європейських хабів в обхід території Росії та Білорусі. Задля заощадження електроенергії в офісах відключено TV-екрани, кавомашини працюють в енергозберігальному режимі, а поруч із кава-пойнтами – оголошення, що нагадують донатити на ЗСУ, п’ючи каву.

Нові виклики

Робота з генераторами потребує окремої уваги, а іноді – навіть навичок механіка. GlobalLogic, чиї офіси обладнано дизельними генераторами, завчасно уклали договори з постачальниками пального. Так само вчинили Vodafone: домовились із постачальниками, щоб ті взяли до уваги оператора як критичну інфраструктуру, і в компанії був дизель, допоки він взагалі є в країні.

«У нас був гіркий досвід: замовили генератор, він приїхав, і в нього «полетів» мотор, – застерігає Віннікова з Genesis. – Тепер розбираємось в усіх деталях, моторах та виробниках». Щоб убезпечитись, у компанії замовили резервні генератори. Якщо доводиться використовувати генератор протягом дня, то в Genesis не зменшують навантаження. На загальному енергопостачанні команда заощаджує ресурси: наприклад, відключає систему вентиляції та провітрює приміщення через вікна.

У компанії Jooble зі співробітниками домовились, що з генератором команда працює тільки в робочий час – з 09:00 до 18:00. Це потрібно, щоб генератор «відпочивав» та заощаджував дизель.

Зменшити простір

У серпні 2022 року команда Jooble зрозуміла: немає сенсу підтримувати офіс на 220 робочих місць, куди ходить до 30 людей. «Нам було простіше сісти в меншому просторі, де людям буде зручніше, – каже СЕО агрегаційного напрямку Дмитро Гринь. – Не доведеться забезпечувати опаленням та живленням величезну площу».

«Старий» офіс площею у 2800 квадратних метрів віддали в суборенду та перевезли команду в менший – площею близько 420 квадратних метрів, обладнаний генераторами та Starlink. Це оптимальний розмір для нинішніх потреб Jooble, вважає Гринь. В офісі працюють за системою hot desk – здебільшого робочі місця вільні. Зафіксувати їх за собою можна, якщо працюєш з офісу більш як три дні на тиждень.

Простір розділений на робочий опенспейс, зони для відпочинку та кухню. В ньому менше переговорок, ніж у попередньому – 11 замість 16. «У них кращий клімат, вентиляція, свіже повітря, автономний обігрів, краща шумоізоляція», – додає Гринь. Команда перевезла зі старого офісу рослини – вони водночас і прикрашають, і зонують приміщення.

Рішення скоротити робочий простір ухвалили не тільки в Jooble. «У порівнянні з ковідним часом ми займаємо втричі менше місця в офісі, чимало людей розʼїхались», – каже Новаченко з EVO. Компанія залишила робочою тільки основну секцію в три поверхи, щоб не опалювати самостійно простір у 8400 квадратних метрів.

«Київстар» визначили приміщення, без яких компанія не може продовжувати роботу: окремі зони офісу, технологічні приміщення, укриття. Вони підключені до генераторів, температуру в них підтримують на рівні 18-20 градусів. У приміщеннях, де немає співробітників, її опустили до 10-12 градусів.

Команда Nestle нині займає два поверхи, але за потреби зможе розміститись на одному. Компанія працює в новому офісі. Переїхала туди за тиждень до вторгнення, залишивши шестиповерховий офіс біля Рибальського моста, який займала 14 років. Новий офіс Nestle поділено на зони для роботи відділів, коворкінг, кімнати для зустрічей, кава‑пойнти і «тихі» кімнати, у яких можна читати, працювати і відпочивати. Головне – не створювати галасу.

Найбільша зміна, яку довелось зробити у приміщенні, куди команда почала повертатись улітку, – укриття. Nestle додали робочу зону на паркінгу офісної будівлі, куди під час тривог спускається вся команда. Там є столи та стільці, інтернет, точки обігріву, кава та чай.

Автономні команди та інформаційна підтримка

Адаптувати до нових викликів лише робочі приміщення недостатньо. Компанії допомагають співробітникам побудувати особисті плани. Підготовка EVO до зими складалась із двох блоків: трансформації простору й інформування команди. «Нам важливо було не просто підготувати офіс, – пояснює Новаченко. – Це хороший план, але він не може бути постійним».

В EVO колег попереджали, що в разі відключень у них має бути готівка; розповідали про ефективні способи утеплитись; закупили 150 станцій EcoFlow для критичних спеціалістів. Піклування не тільки готує до випробувань, а й підтримує лояльність. За опитуваннями, які проводить EVO, серед головних причин, із яких люди цінують компанію, – турбота про співробітників.

«Інформувати співробітників про emergency активності та план дій на випадок екстрених ситуацій – обов’язкова умова з початку війни», – погоджується Віннікова з Genesis. Це – одна з причин, чому перехід у нову реальність дався компанії відносно просто: там завжди озвучували дії. Genesis пояснює команді, як підтримувати тепло й комфорт удома. Співробітникам, що мешкають у приватних будинках, допомагають придбати генератори, зарядні станції та батареї. Офіс-менеджери організовують допомогу для колег. Наприклад, якщо компанія закуповує EcoFlow, то менеджери проводять опитування, кому в команді потрібні станції.

Jooble теж консультують співробітників щодо відключень – від простих порад до технічних рекомендацій. «Команда підтримки цілодобово відповідає на запитання, – каже Дмитро Гринь. – Як налаштувати роутер, щоб заходили два провайдери і було резервне живлення, що таке генератор, як його купити».

Окрім допомоги в закупівлі гаджетів, Intellias проводять освітні заходи. Архітектор Роман Баховський розповідав команді, як забезпечити аварійну автономію під час відключення електроенергії вдома.

Символ стабільності

Рутина, розклад та частковий контроль над ситуацією потрібні в умовах тотальної непередбачуваності, вважають психологи. Підприємці погоджуються. «Війна погано впливає на психологічний стан, а неможливість запланувати чашку кави, миття голови та якісь побутові справи впливає ще гірше», – каже Новаченко. В офісів з’являється важлива функція: місць передбачуваності й комфорту.

Щоб не порушувати ритуали та дати команді можливість працювати за зручним розкладом, EVO пропонують три опції. Перша – працювати з офісу. Друга – приїхати в партнерський офіс: компанія домовилась із декількома бізнесами в різних локаціях Києва. Третя – EVO компенсують витрати на коворкінг. «Важливо мати ритуали, можливість нормально працювати, – каже Новаченко. – Якщо вдома її немає, потрібно розвʼязати це питання».

Genesis намагаються зберігати комфорт співробітників. Коли офіси живляться від міста, компанія заощаджує енергію. «Але на генераторі офіс-команда може додатково підсвітити місця загального користування, щоб було затишніше і люди не виходили в темряву», – каже Віннікова.

Jooble планують використати четвертий поверх офісу для зимового саду й тераси. «Там можна буде працювати і проводити неробочий час, – каже Гринь. – Здається, це буде найкраще місце офісу». На першому поверсі зараз розташовано простір для зустрічей, вечірок та ігор. У попередньому офісі була схожа локація: бар «Нора», що з’явився за запитом співробітників. Це частина духу компанії, вважає Гринь.

Збереження корпоративних традицій – інструмент для підтримки цілісності команди. У «Біосфері» вирішили, що свята й зустрічі додають сил, тож в укриттях корпорації святкували дні народження виробництв, Великдень, День вишиванки. У «Київстар» 18-й рік поспіль провели конкурс на визначення найкращих співробітників.

У Jooble довго вирішували, чи святкувати Новий рік. «Спочатку думали, недоречно, – каже Human Capital Director в Jooble Анастасія Хижняк. – Але зрозуміли, що для багатьох Новий рік – тепле свято про дитячі мрії». Тож у компанії проведуть новорічний вогник, поставлять в офісі ялинку та прикрашатимуть її разом. «Не дозволимо, щоб те, що відбувається, забрало в нас святкування», – каже Хижняк.

Матеріали по темі